开会前的准备工作第 3 讲开会前的准备工作【本讲重点】是否要开会准备工作的作用1H 5W 准备工作核对单主持人的准备工作是否要开会“机遇只偏爱那些有准备的头脑”
对一个人而言，无论做任何事， 如果事前没有做好充分的准备，那么等待他的必然是一个注定的失败
对一次会议而言， 高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了
一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性
这个确定工作看似多余， 实际上必不可少
这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器” ，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关
1．无需开会的“五个如果”图 3-1 不需开会的“五个如果”◆如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等
◆这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势
◆如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议
首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人意见，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地
◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失
2．必须开会的“五个如果”图 3-2 必须开会的“五个如果”◆“听取部门汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代
定时交书面报告往往会流于形式，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，使问题和建议无法顺畅流通，长此以往，后果不堪设想
因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部
