公司文件档案治理制度及流程一、目的增强文件档案治理,标准公司文件档案的收集、归档程序和方法,保证公司档案的完整 性、准确性和系统性
提供符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档
三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动
四、责任1、行政人事部：1〕负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作,并负责催促指导部门档案治理；2〕建立健全公司档案治理制度,指导、监督和检查执行情况；3〕收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4〕负责公司档案的利用和销毁治理,监控档案利用和销毁的全过程,保证公司档案 的平安；5〕提升档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通；6〕负责组织学习和培训档案治理方法、使用知识
2、其他各部门相关人员：1〕负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部；2〕向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3〕负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4〕财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1〕负责部门档案的治理
4、各部门负责人1〕负责对部门档案治理监督检查
五、工作程序1、档案资料的收集1〕各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制 部门
文件〔合同〕治理记录目录
2〕各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制
每季度向行政人事部移交
a〕归档范围及移交时间：每季度结束后次月 25 日前
b〕档案资料的标识
