下载后可任意编辑合同档案管理制度12024 年 5 月 29 日合同档案管理制度为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的法律规范化、制度化、科学化,特制定本制度
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料(清单见附表 2)等
二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用
2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作
3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理
三、合同文档的移交1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组
2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料(交接清单参见附表 3)向合同管理组移交
3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册,经分公司业务经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交
下载后可任意编辑4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律
5、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点
以双方签字认可后方为完成交接手续
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号
2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任
3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作
5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档
