时代大厦物业管理公司行政作业指导书

下载后可任意编辑时代大厦物业管理公司行政作业指导书12024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑22024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑时代大厦物业管理公司行政作业指导书32024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑1 目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。2适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。3 职责3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。4相关文件<文件控制程序> Q/PH—QP—4.2.3<质量记录控制程序> Q/PH—QP—4.2.45工作程序和管理办法5.1 文件的产生5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。5.1.2 总经理助理对文件进行审核。5.1.3 总经理审批经过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。5.1.4 办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](QR—WD01—02—01)。5.2 文件、资料的类别5.2.1 受控文件42024 年 5 月 29 日时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★文件、资料管理制度编号:Q/PH—WD01—02A 版 0 次修改 下载后可任意编辑a) 内业资料;b)图纸资料;c) 根据质量体系的控制要求进行管理的文件;d) 在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;e) 与服务过程有关的合同协议;f) 业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制 ,具体执行[顾客财产控制程序 ]Q/PH—QP—7.5.4)。管理与控制具体执行[文件控制程序]( Q/PH—QP—4.2.3)。5.2.2 非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据当前公司现有的非受控文件,可分为:a) 内行文、外行文: 1时代大厦物业管理有限公司★文件、资料管理制度编号:Q/PH—WD01—0252024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑行政管理作业指导书A 版 0 次修改 b) 未被质量体系引用的外来文件: 2c) 与服务过程无关的合同协议: 3d) 未被质量体系引用的法律法规: 4e) 行业标准性文件: 5f) 照片、录像带:6g) 电脑贮存:75.3 文件、资料目录的索引号 X—X.X—XX 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号文件类别编码5.4 文件、资料归档与管理5.4...