下载后可任意编辑现代企业档案管理流程12024 年 4 月 19 日工作流程一、 合同归档1、 我司合同是属定格合同;2、 我司每年微波炉 3 月 28 日,空调 10 月份签订新年度合同;3、 根据新年度合同进行分地区分客户分类别进行整理归档;4、 按地区客户进行整理客户档案。(包括所有通讯地址)5、 按签订合同额度进行跟踪每月的合同额的完成进度。二、 合同、协议审批1、合同及协议的签订,首先是由业务员进行对新客户的经营状态及经营实力的进行评审,评审合格业务员必须签字然后正本合同或协议一式两份寄回公司。2、总部收到合同或协议,首先是进行年度政策的核对,如没有超出年度政策转交部门经理审批生效,如超出年度政策必须部门经理审批签字后转总裁办审批方可生效。三、 文件归档1、总裁办在每个时期的发文,统一签收后转交部门主管批阅方可传阅及归档。2、部门每个时期的发文,按部门发文格式下发,发出的文件必须有部门经理签字及盖章方可发出及归档。3、发出的文件要及时跟踪反馈。四、 邮件收发1、 公司西门的邮件快递收发室,每天发两次,上午九点半一次,下午两点半一次。2、 每天邮件签收后进行登记汇总(做一份邮件清单表),然后拆开下载后可任意编辑邮件核对办事处的邮件清单及票据或资料是否相符,假如不相符当时马上要打电话去办事处咨询交寄人是否漏寄。3、 办事处寄回公司的资料一般分为 11 类:1、银行汇票、银行承兑汇票;2、退回增值税发票;3、折让证明、客户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等;4、合同、协议;5、客户奖励确认单、返利发票、转款委托书;6、业务员的差旅费、微波炉、空调展台制作费,促销活动费等;7、办事处日常开支的固定费用票据;8、业务员、内务员、促销员进厂登记表及资料;9、促销员月薪酬收入表;10、售后部相关资料;11、其它资料。4、 根据 11 类资料进行转发工作:1、 银行汇票、银行承兑汇票;(1)微波炉、小家电货款转发给欧阳琰韫签收;(2)空调货款转发吴惠玲签收。2、 退回增值税发票,转发给财务单证曾书华书签收。3、 折让证明、客户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等,转发给中国市场销售部陈建华签收。4、 合同、协议,转发给中国市场销售部李秀清签收。5、 客户奖励确认单、返利发票、转款委托书,转发给财务单证叶翠云、陈诗签收。6、 业务员的差旅费、微波炉、空调展台制作费,促销活动费等,转发给中国市场管理科徐丹签收。7、 办事处日常开支的固定费用票据,转发给中国市场管理科张...
