公司合同档案管理制度

下载后可任意编辑公司合同档案管理制度1.总则为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。1.2 合同档案的保存期限为 5 年，由公司指定档案处负责人保管。1.3 公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。2.归档2.1 合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。2.2 合同履行完毕后10 日内，公司应将全部合同资料整理成册，根据时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。2.3 办公室接收资料时应当出具收据。下载后可任意编辑3.档案借阅3.1 根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。3.2 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。4.责任4.1 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000 元罚款，并扣发 3 至 12 个月工资的处罚。6.实施6.1 本办法自 2011 年 6 月 1 日起施行。总则：为法律规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的法律规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。适用范围：本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。下载后可任意编辑合同档案管理原则：1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成...