合同档案管理制度

下载后可任意编辑 目的为法律规范集团合同档案管理工作并保证合同档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。2.0 范围 适用于速恒物流集团及各子公司合同档案的控制。3.0 职责3.1 凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的合同等文件材料，必须按规定定期向集团综合部提交原件，从而保证集团综合部作为集团档案管理对口部门合同档案资料的完整性、延续性、真实性。3.2 集团总部综合部负责集团合同档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。4.0 具体内容4.1 归档范围4.1.1 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（合同、公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）；4.1.2 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的资料；4.1.3 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；4.1.4 政府、项目批文、合同；4.1.5 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；4.1.6 业务进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）；4.1.7 各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；4.1.8 集团总部及各分子公司签定的各类合同；4.1.9 公司有效证照、证件、印章；4.1.10 具有法律效力及保存价值的文件；4.1.11 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；4.1.12 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；4.1.13 集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；4.1.14 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。下载后可任意编辑4.2 立卷归档要求4.2.1 集团综合部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团综合部提交备份。4.2.2 集团各部门应及时向综合部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子公司必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。4.2.3 各分子公司向...