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商务来往信函范文VIP免费

商务来往信函范文_第1页
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商务写作(BusinessWriting)一、商务信函概述一、正确的观念1.商务信函是一种“推销”函商务信函是一种常用的商业联系媒介,实际上商务信函是一种“推销”函,写信人总是在推销着什么,或是物品、或是服务等。要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识,掌握好法规和条款等,还应具备扎实的语言基础,熟悉信函的书写形式和行文要求。2.商务信函的基本特点商务信函书写的重点应放在“效率”上,应易读易懂;语气真诚、友好、客气;语言简短、朴实、自然;内容清晰、准确、具体;行文正确、完整。3.商务信函无定律好的信函并没有固定不变的写作模式,因人而异。写信时,应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。二、应用原则1.“挨达”AIDA原则:在拟就一封商务信函时,应首先考虑的原则:A—Attention注意I—Interest兴趣D—Desire意愿A—Action行动2.10个“C”的行文原则明晰Clearness具体Concreteness简洁Conciseness诚意Conscientiousness正确Correctness个性Character礼貌Courtesy完整Completeness体谅Considerateness优美Concinnity三、商务信函的构成要素1.信头(Letterhead)是指发信人所在公司的名称和地址,通常是预先印制好的,一般位于信纸的正上方。内容包括:电话号码、电报挂号(CableAddress)、传真(Fax)和电传(Telex)号码、信件编号或索引号码以及写信日期。例如:英国——date/month/year27February,2008美国——month/date/yearFebruary27,20082.信内地址(InsideAddress)即收信人的姓名和地址,通常是在日期下面隔两行,位于书信正文的左上方。3.称呼(Salutation)是发信人对收信人的称号用语,自成一行,位于“信内地址”左下方的一、二行处。商务书信的称呼通常要注意下面几点:(1)DearSirs和Gentlemen是最常使用的公文用语,前者是英国式的称呼,后者是美国式的称呼;注意Sirs前通常加Dear;Gentlemen必须用复数;(2)DearMr.(Mrs.)Smith这种形式,用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。(3)DearSir是指男性,DearMadam是指女性,DearSirorMadam是指不知道对方性别。(4)称呼后面用冒号或逗号均可,一般用冒号。4.正文正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。5.结尾客套语位于正文最后一行下面一、二行处,从信纸中间偏右的地方开始写,一般占一行,第一个字母要大写,结尾用逗号。6.签名是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字,通常位于结尾客套语下面两行,从中间偏右处开始写,一般占3~4行:第一行写公司名称,第二行是个人签名,要用钢笔;第三行打印自己的名字,用于辨认和复信;第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。信封和书信的写法-TheStyleofEnvelopeandLetter1.信封的写法(1)美国式航空信封的写法(Stamp)ABCManufacturingCompany(收信人地址)150GieraCourtParlin,LivingstoneNewJersey08859,USAMr.BlackSmith(收信人名字和职称)PresidentoftheCompanyBeijingImportandExportCompany86Baiyilu,HaidianDistrict100872Beijing,PRC(发信人地址)(2)英国式航空信封的写法(Stamp)BeijingImportandExportCompany(收信人地址)86Baiyilu,HaidianDistrict100872Beijing,PRCAFTER15DAYSPLEASERETURNTO(发信人地址)SMITH&SON,LTD15WOODSTREETLONDONE.C6ENGLAND商务写作的十大技巧1.了解读者2.使用第二人称,强调读者的利益3.确定单一的交流目标和目的4.清晰、简洁、直白5.使用主题行、缩格、简短的开头段落和附言6.开篇和结尾有力7.在长文件中应用标题、空白、图表8.使用主动句,少用被动句9.避免消极写作10.应用说服的技巧来影响读者商务写作目标商务写作通常是为了完成以下任务:通知说服指导记录商务信函举例1:亲爱的思拜格女士:我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源,能够为您设计一流的健身中心。这将有助于贵公司提高劳动生产率,降低缺...

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