会务组分工及工作方案 一、工作目标及主要任务 全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行
主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作
二、人员安排 负责人：刘芳 三、会务准备 （一）场景布置（协助广告公司）： 1
（1）40 周年华诞展及各专科展牌； （2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等； （3）音响的调配； （4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）； （5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作； （6）“千人宣言”仪式的准备工作； （7）颁奖证书的准备； （8）院庆工作牌的统一制作
会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分 ABCD 区，方 3
摆放主席台； 4
准备嘉宾名牌； 5
准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗； 6
摆放矿泉水； 7
准备会议资料及礼品装袋； 8
在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏； 9
会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）
▲资料袋内物品： （1）产品介绍 （2）座谈会专题片 D V D （3）座谈会活动手册 （4）纪念品 （二）嘉宾接待 刘芳 姜芳榕 1
庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席； 2
迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）； 3
协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）； 4
所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐； 5
庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车
（三）嘉宾签到 刘芳 1
负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴）； 2
及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）； 3
准备文房四宝若干，以便有需要的嘉宾题字； 4
负责会议资料及礼品的
