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会议组织流程手册

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会议组织流程手册 一 、 会前工作 1、 接受任务并制定方案 工 作 项 目 工 作 内 容 接 受 任 务 明 确 会 议 有 关 要 求 , 了 解 相 关 信 息 , 包 括 会 议 名 称 、主题、时间及会 期、地点、议 程、参会 人数、会 议 代表情况(参会 单位、人员情况等)、场地要 求 等 考察会 议 场地 根据会 议 要 求 、规模及重要 性, 初选酒店(可三家)并进行实地考察。了 解 备选酒店以下信 息 :酒店会 议 室、宴会厅、住房情况及档期;预订会 议 室、客房及相 关 场地, 并了 解 价格等信 息 汇报考察情况 汇报备选酒店情况, 包 括 酒店总体情况, 房间类型及数量和价格, 会 议 室的面积及容 纳人数, 会 议 室和价格, 餐饮设施, 周边环境, 交通情况等综合信 息 , 提出会 议 酒店选择建议 报审会 议 筹备方案 编写并报审会 议 筹备方案, 方案包 括 会 议 时间、地点、议程、参会 人员、会 务 组织机构、会 议 预算等 2、 筹备分工和组织实施 ①接到会议指令后,大致了解决策层意图,对会议召开的类型、时间、地点、参会人员、会期、规格、标准等有统一认识。 ②对人员做出分工 ③由(住房、餐饮、会场)负责人寻找、选择好会议地点,经领导确认。 在会 前 至 少 一周确定好会议地点,并详细了解场地的具体费用标准。 ④根据询价结果,由(采购、预算、结账)负责人做出详尽预算,报领导审批后提前借款。 依据会议的长短及对参会人员情况的确认,做费用明细,包括:会议室费用,住宿费用,餐饮费用,娱乐费用,食品费,交通费,相关费用,不可预见费等。 ⑤会议通知由(会议材料)负责人草拟并经领导审批后及时下发 。 •在会 前 一周确定本 次 会议的议程 ,其 中 包括汇 报的具体时间,主 要 内 容 及安排 ,汇 报人,列 席 人员 等事 项 。 •结合 会议议程 起 草会议通知,其 中 应 注 明会议的时间,地点,主 持 人,议程 ,会议的注 意事 项 (必 须 包括着 装 要 求 ,内 容 保 密 要 求 ,会议文 件 的要 求 ,请 假 的要 求 ,会议的纪 律 等)及路 线 图,并在 会 前 一周 发 出。 总负责 (1 人) 会议材料 负责 (1 人) 其他活动 (旅游参观、娱乐等) 采购、预算、结账负责 (1 人) 交通安排 (1 人) 住...

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