公司文件收发管理制度VIP专享

Q/CT湖北东神楚天化工有限公司企业标准 Q/CTGL-XX-00 7 -2024 公司文件收发管理规定2014-03-20 发布 2014-04-01 实 施湖北东神楚天化工有限公司 发布公司文件收发管理规定1范围本规定对公司外来文件处理、内部文件发放、文件的借阅与清退、文件的立卷与归档及文件销毁的标准作出阐述。本标准适用于公司所有文件管理。2 外来文件处理收文的管理与公文的签收2.1.1 公司所有文件(除总经理订启的外)均由党政办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。2.1.2 对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，假如其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。公文的编号保管2.2.1 文件拆封和签收后应及时附上“湖北东神楚天化工有限公司公文处理单”作分类登记编号、保管。公文的阅批与分转2.3.1 凡正式文件均需由党政办主任根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立即呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。2.3.2 一般性质的函、电邮、单据等可由党政办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。2.3.3 为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅。最迟不得超过两天，特别情况例外。文件的传阅与督办2.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2.4.2 阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”党政办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。2.4.3 党政办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据有关保密规定，并征得党政办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。2.4.4 根据阅文范围。一线员工一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由党政办通知到单位阅文。3 发文的规定公司上报下发正式文件的权力集中党政办。各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党政办提出发文申请并将文件底稿分别交党政办审核。党政办同意发文方可按公司发文规定设置发文。 对公司影响较大，涉及...