文件收发处理程序VIP专享

文件收发处理程序1. 目的法律规范外来文件及部门发文的管理，确保文件办理、签发程序有效控制。2. 适用范围适用于外来文件及部门发文的接收、标识、登记、呈批、审核、执行、发布及归档。3. 术语和定义3.1.外来文件：指外单位(包括集团总部及各分公司)或部门对我部门发来的需要参考、办理或遵照执行的文件资料。3.2.部门发文：指进展规划部就经营管理各项事务以部门名义对内或对外以成文形式发布的通知、通报、请示、报告、报表、往来函件等行文。3.3.文件流转责任人：负责文件收发运作的工作人员。3.4.部门负责人：按权限审批文件。4. 职责4.1.收文：负责对日常业务工作中接收到的外来文件交相应的文件流转责任人进行登记，依据批示执行办理，并回复执行情况。4.2.发文：根据业务需要，就有关事项草拟文件，并按审批情况行文发布。主要包括公司日常经营管理文件及项目现场工程文件两大类。4.3.文件流转责任人：负责部门文件的接收、登记、编号，并根据权限送审、督办、登记、分发、回收、移交归档等。4.4. 部门负责人：审核、批准部门各类发文。5. 工作程序5.1.收文5.1.1.收文类别及处理要求a)公司部门发来的电子版本的文件：由各收件个人按公司要求转发并抄送文件流转责任人，需要办理回复的文件，待办理完毕后需将办理结果一同抄送，由流转责任人进行统一登记。b) 外单位发来的非指令性文件：由部门负责人按部门职责范围确定办理方式，并记录办理情况，由文件流转责任人统一编号存档；如属于公共关系、需要多个部门汇签以及需要公司领导批示的文件，统一交综合部登记编号，办理完毕后统一存档。文件流转责任人每年移交综合部归档，可保存电子版本。编号方法示例：收字 2024-0001。c) 有关项目建设的常规性政府批文及相关资料，由经办人在收到后及时交文件流转责任人存档。5.1.2.文件接收：a)对收到的各级各类外来的公司文件，由文件流转责任人负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管；部门负责人的亲自收件，一律交收件人亲自处理；b)文件流转责任人在要对收文要进行详细登记，并编号备查，编号规则：年度+四位流水号，如 2024 年第一份收文，编号为：发规收字 2024-0001。《收文登记表》主要包括来文机关、来文标题、送签领导、拟办意见等。 1.1.1.文件处理与发放a)对需要办理的公文，由文件流转责任人填写《收文登记表》，送部门负责人签批。文件流转责任人根据部门负责人的批示及时做好办理工作，防止积压误事;部门成员对承办...