资料室管理规定为标准公司资料管理,有效地利用和保护资料,全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,维护公司的合法权益,并为今后决策科学化提供依据,特制定本规定,各部门、工程部必须按本规定认真做好资料管理工作。一、资料归档范围:本规定所指的资料是指过去和现在的公司各级部门和员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式的历史记录。拟出各部门归档目录,提交资料管理员,根据资料性质予以收集、分类、归档。1.市场部:①资格预审文件;②招标文件,即招标办、甲方发放的所有纸质文件和电子版文件;③投标文件,即设计方案、设计说明、深化设计说明、展项设计技术说明、方案施工图、设计效果图、技术标、综合标电子文档。2、预算部:①工程多媒体互动软件的投标文件〔商务标〕;②工程的所有设计文件、图纸、说明书等;③投标答疑文件 a 自己公司提出的 b 代理公司或甲方答复;资料齐全、准确后,于五日内到资料室登记存档。3.工程部:①各工程工程中标通知书;②工程的施工合同;③承包协议;④管理施工、竣工验收等方面的的资料及外购设备仪器的随箱全套资料,由拆箱负责人收集齐全,及时移交公司资料管理员,统一保管。4.办公室:公司管理机构形成的各种规章、制度、会议、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等,以及各类外来文件等。二、资料归档制度:1.本公司资料面广量大,工程局部散,为了保证资料的质量和有利于查阅,故实行统一领导,分级管理。公司资料管理由办公室设置专管岗位,统一收集,分类归档。公司各部门及工程部必须指定专人负责〔各工程部由资料员负责〕,因为他们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值,他们担负起归档工作才能更有利。各部门及个人原那么上不保存任何资料,如确实需要备用的可保存复印件,各部门把指派人员名单上报办公室,以后人员如有更换请及时通知。2.各有关部门领导要重视工程文件资料的形成、积累、整理和归档工作,在每一工程工程从招标、投标、施工、竣工工作告一段落之后,应归档的工程资料必须归档,没有完整、准确的资料归档不算完成任务。 3.市场部每接到一个新的中标工程,需向胡副总、工程部、办公室三个部门下发中标工程内部通知单,以备各个部门及时准备相应的资料。4.归档的文件材料,要做到齐全...