资料室管理规定为标准公司资料管理，有效地利用和保护资料，全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，维护公司的合法权益，并为今后决策科学化提供依据，特制定本规定，各部门、工程部必须按本规定认真做好资料管理工作
一、资料归档范围：本规定所指的资料是指过去和现在的公司各级部门和员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式的历史记录
拟出各部门归档目录，提交资料管理员，根据资料性质予以收集、分类、归档
1．市场部：①资格预审文件；②招标文件，即招标办、甲方发放的所有纸质文件和电子版文件；③投标文件，即设计方案、设计说明、深化设计说明、展项设计技术说明、方案施工图、设计效果图、技术标、综合标电子文档
2、预算部：①工程多媒体互动软件的投标文件〔商务标〕；②工程的所有设计文件、图纸、说明书等；③投标答疑文件 a 自己公司提出的 b 代理公司或甲方答复；资料齐全、准确后，于五日内到资料室登记存档
3．工程部：①各工程工程中标通知书；②工程的施工合同；③承包协议；④管理施工、竣工验收等方面的的资料及外购设备仪器的随箱全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交公司资料管理员，统一保管
4．办公室：公司管理机构形成的各种规章、制度、会议、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等，以及各类外来文件等
二、资料归档制度：1．本公司资料面广量大，工程局部散，为了保证资料的质量和有利于查阅，故实行统一领导，分级管理
公司资料管理由办公室设置专管岗位，统一收集，分类归档
公司各部门及工程部必须指定专人负责〔各工程部由资料员负责〕，因为他们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值，他们担负起归档工作才能更有利
各部门及个人原那么上不保存任何资料，如确实需要备用的可保存复印
