文采天下关于进一步规范会议室使用管理的通知各部室：为规范公司机关会议室使用管理，保证公司日常工作正常运转，确保会议室使用规范、合理、高效。现将有关事项通知如下。一、使用范围会议室主要用于学院召开各类会议、开展各类学习培训以及相关活动，未经许可禁止使用。二、使用原则坚持先申请、后使用，先公司、后部门，先紧急、后一般的原则。三、申请程序实行网上申报制，在OA办公协同系统上落实，具体流程如下：会议发起部室提前一天申报——发起部室负责人审核——后勤中心主任核准四、职责分工会议室的管理由公司后勤中心牵头负责，信息监控中心等部门单位配合，会议发起部室具体落实。具体职责如下。（一）后勤中心：负责会议室的全面管理和调度，具体负责相关设施的维护、卫生打扫、会场布置、开闭门等会务服务。（二）信息监控中心：负责会议室话筒、音响、调音台、电子屏、电视的操作以及视频会议等设施的操作。（三）会议发起部室：负责会议的组织、资料桌签摆放、倒水安排、会标文字的确定以及涉及会议的其他事项。五、其他要求（一）规范背景屏管理。会议室背景屏内容应为会议的名称，党的相关会议用红底黄字，行政类相关会议用蓝底白字，字体大小据实际情况确定。（二）规范视频会议管理。视频会议要严格按照要求做好落实，会议过程中要注重会议画面画质及音频的保障，如有发言，要随时做好镜头的切换。（三）规范会场设施管理。会议室使用期间，要爱护室内的各种物品；布置会场时，不得随意张贴、装饰。会议室严禁携带易燃、易爆等危险物品，禁止吸烟，消除火灾隐患，确保会议室安全。附件：1.会议室基本情况2.会议室使用申请审批表附件1：会议室基本情况名称地点座位数是否视频会议室备注办公楼会议室三楼XX否办公楼会议室二楼信息楼小会议室三楼XX是信息楼大会议室三楼XX是信息楼会议室二楼附件2：会议室使用申请审批表填表时间：会议名称会议起止时间会议内容会议地点后勤中心核准会议发起部室负责人审核备注
