第一章 文件第一节 文件的概念与属性一、文件的概念（一） 文件的定义：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录1
文件的形成者：国家机构、社会组织（法人及其代表），个人(自然人）自然人作为法定代表人行使职权时形成的文件,与自然人作为个人行为形成的文件是性质不同的两类文件2
文件形成的原因：履行法定职责和处理事务
文件是反映公务活动、个人活动的原始记录
文件的形态：指信息符号表达方式(文字、图表、图片）和文件的载体（印刷品、照片、录音带、光盘）
文件的形态可以是各种形式的
文件的性质:根本属性是信息记录
（二） 公务文件的定义:1． 公务文件:简称公文，是文件的重要组成部分
(具有法定效力、法律规范体式）2． 公文的含义：公文的形成者是国家机构、政党、社会团体、企事业单位及其法人代表
表现手法以说明为主,兼有叙述和议论
二、文件的属性（一） 文件的特征：文件同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、有用性、传递性
（二） 公文的特征：公文必须履行特定的生效程序,保证了公文内容必须反映与处理公务活动
公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质（由公文的形成者是依法成立的所决定）三、文件的功能与效用（一） 文件的功能及其表现1
记载功能：文件有条理的记录与固定了形成者发出的有效信息
文件还能记载事物发生、进展、变化过程
凭证功能：是发文者表达自己意图的凭证，也是收文者了解与实现对方意图、处理问题的依据
只有具备有效标识的文件才具有凭证功能
文件的内容是凭证功能实质之所在
传递功能：只有通过传递(重要步骤）使信息为收文者接收，才能发挥效用4
存储功能：制作文件物质材料的质量是文件能否发挥储存功能的基本条件,而人们对档案的科学管理与保护则是文件能否发挥存贮功能的根本保证
（二） 文件的效用1． 现行效用2． 历史效用：文件转化
