部门文档管理制度(试行)一、目的 文档是企业重要的智力资产,文档一般以电子文档的形式存在，从内容上，有商务合同，会议记录，客户资料，推广文案，项目文档，经验心得等
每一个信息系统都会经历规划阶段，制度方案阶段，运行阶段,在每一个阶段都会有大量的文档产生
文档管理就是将这些大量的文档，Excel， 图片，影音进行存储，分类和检索
文档管理通过对部门大量的文档信息，合理有序的分类存放
解决了大海捞针的困扰，充分加强了部门文档信息共享作用,使部门工作更优化，有效统一法律规范的文档管理能够确保部门内部及相关部门得到有效的文件
二、文件材料的收集管理1． 每一阶段的文档，由行业负责人将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，送交管理员归档
2． 编制文档入档表,一项资料由行业负责人交管理员归档时，应登记并双方签名
附：见文档管理入库登记表 V1
战略组，市场组需要每周提供相应的资料信息交于信息管理员归档
战略组每周提供其负责的行业的资料或项目资料，市场组每周提供正在运作的展会资料,协会资料或宣传资料
每周五由管理员将文档入档表报备于部门负责人
注： 文档收集管理现处于试行阶段，试用 2 个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用
三、归档资料范围1． 重要的会议材料,包括会议的报告，会议纪要等
2． 部门与有关单位签订的合同，协议书等文件材料
3． 部门的各种工作计划,总结,报告,会议记录，部门制度，公司资质等资料
4． 部门有关各行业的调研,包括，调研报告，行业厂商目录，供应商信息调查表等资料
5． 市场展会资料，包括公司宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料
6． 软件信息资料，包括办公软件，DEMO，学习资料等资料
四、文档法律规范 1
页面设置 各类文档一律采纳 A4 纸张大小,页边距一律实行：上、下 2
5cm，左 3cm，右 1
