秘书部职能及部门规章制度本部门的工作是为了维持本学生会的活动项目能够顺利进展的不可或缺的后勤工作，是联系各大部门一起团结开展工作的一条链条，是学生会的重要桥梁。为加强江淮学院团委学生会各部门内部的凝聚力和决策力，有效地行使部门职权,履行部门义务，促进各部门内部人员之间的沟通与了解，以积极向上、勇于创新的精神，深化开展团委和学生会的工作。为此，特制定此部门例会制度。日常具体工作安排各部门指派专门一人负责与其联系沟通，辅助该部门完成其工作任务。具体内容如下:1.负责各会议、各活动的收发通知工作（注意格式及说话语气）。2 各部门指派专门一人负责前往记录会议内容。到场进行详细会议记录，会议后将会议内容整理交给该部门部长签字，留作他用或交由负责的人保管，最终统一由负责的人保管相关材料。3.每一位秘书负责一个部门的日常记录工作并总结情况，每一月将总结情况在月底最后三天内汇报给秘书部长。记录内容包括：部门各成员各种会议、活动出勤情况（迟到、早退、缺席）；工作完成情况.4.每月至少进行一次部门例会，总结上一月的工作情况，布置新的工作任务，例会后部长总结具体情况汇总给主席团。5。每次的活动后三天内，秘书部长带领各副部长、干事做好总结以及收集各部门的工作总结，将总结整理存档,并将情况汇总给主席团。6.负责各项会议、活动教室场地的申请。7。活动总结的整理存档，管理以及整理学生会成员的各项资料。三、工作要求1.有较强的时间观念，无论是参加会议还是各项活动，带好记录本,提前 5 至 10 分钟到场做好准备工作和各项安排事宜，不能出现迟到、早退或缺席现象。2.有仔细、负责的工作态度，有吃苦耐劳的精神，每项工作必须有效率、有效果的完成,不能出现拖拉或者不按质量完成的情况。3.学生会成员之间要保持良好的联系，特别是活动进行时更需要保持联系,（若不能立即接电话,也要在事后尽快回复电话或信息给对方，说明情况并询问对方事情）.4.各部门成员之间、整个学生会成员之间，都要保持和谐、融洽的关系,成员与成员之间互相尊重,待人友善、言谈得当，举止大方、热情、有礼貌。（若出现矛盾,及时汇报给部长、或主席团，以求尽快分析问题所在点，积极解决问题，化解误会，避开矛盾扩大化）。5.学会随机应变，善于处理由于一些突发原因引发的事情,冷静、理性、迅速地解决，若个人不能处理的,及时联络各部长、副会长、会长，及时解决,保证活动的顺利进行。6.发挥积极主动、团结合作...
