突破传统模式-打造成功的差旅管理

突破传统模式，打造成功的商旅管理一张行程单引发的思考最近，一位朋友向我抱怨道：“上周出了一趟差，真是劳心劳力啊，出行前要去各网站搜索、预定机票、酒店,还得去多几个网站选择性价比高的，自己垫付费用,回来后还得找各级领导签字报销，最可悲的是行程单掉了，机票费用没法报销，正愁呢.”确实，差旅人员大都对传统的差旅流程颇为不满，出行前的搜索、预订信息、支付费用很费精力,因为这些信息通常是分散的，人工选择合适的需花费不少时间，出行中遇到航班改签等情况还得自己亲自去办理，旅程结束后拿发票回到公司报销，假如发票丢失就只有自己倒贴了。作为企业管理者就更头疼了，居高不下的差旅成本在吞噬着企业制造的价值，据调查，在大多数企业中,差旅支出约占企业管理成本的 30％。尽管管理者们绞尽脑汁试图通过精细化管理等各种办法降低这个比例，但越来越频密的差旅活动以及由此产生的费用却一次次地打击着他们的积极性.这是在传统的差旅管理模式下,企业和员工普遍存在的问题。对于规模较小，差旅行为少的企业还可以牵强支撑.但是,随着规模扩大，企业间跨国、跨地区的业务往来日趋频繁,这些问题的解决就迫在眉睫了。传统的差旅管理模式存在的缺陷是显而易见的。第一，企业在承担着高额差旅费用的情况下却无法享受酒店和航空公司的优惠政策。因为在没有实施集中管理的情况下，企业的集中消费被分解成每个员工的孤立行为,对于酒店和航空服务的提供商而言不具有规模，很难调动其促销的积极性，自然难以得到大幅度的优惠，即便能够取得一定优惠，享受优惠的也基本上都是员工个人,而非企业。第二，管理过程的非透明化在一定程度上鼓舞了灰色费用的产生。第三，自助式管理模式消耗了大量人力资本。第四，管理流程繁杂落后，不仅降低了管理者的管理效率还浪费了员工大量的时间。第五，缺乏先进的管理经验。这些问题，企业该如何应对？如何摆脱传统差旅管理的弊端,降低差旅管理成本，提高差旅管理效率，打造成功的差旅管理呢？成功的差旅管理具备哪些核心要素？一、建立符合企业实际需求的差旅政策企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则，涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款：员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、同行家属费用条款、信用卡和现金使用条款、出差餐饮条款、观光费及租车费条款、报销...