上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH423B--01主题：文件控制程序修改状态： 0共 38 页 第 1 页1 目的规范文件运行流程，对质量管理体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和报废实施有效控制，提高文件处理质量和效率。2 适用范围适用于公司质量体系文件及公文、资料（包括外来文件）的控制。3 职责3.1 公司行政办公室是本程序的归口管理部门，负责对全公司文件流转进行控制。3.2 各部门负责人负责对本部门有关文件的管理。4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 形成文件的质量方针和目标4.1.2 质量手册、程序文件及其他质量文件（如规范、规程、制度、办法等）4.1.3 公司适用的公文：决定、决议、通知、请示、批复、函、会议纪要等4.1.4 各种记录文件4.1.5 直接引用的外来文件和资料（如法律、法规、标准、规范及业务单位提供的文件资料）4.2 文件的编写和编码文件的编写和编码按照《程序文件编写导则》执行，行政文件仍按行政发文号方式执行。4.3 文件的受控方法4.3.1 文件分“受控”和“非受控”两种；4.3.2 受控文件在公司内部运行时使用，并在文件上加盖“受控”章，当文件修改时，受控文件的持有者可及时得到修改文件的有效版本。4.3.3 当需要时，经管理者代表批准，非受控文件可对外发放，并在文件上加盖“非受控”章，非受控文件不受文件修改后的更换。4.4 文件的编制、审批和发放4.4.1 质量手册、程序文件及其他质量文件的编制、审批和发放。上海新徐汇（集团）有限公司文件编号：Q/XXH423B--01主题：文件控制程序修改状态： 0共 38 页 第 2 页a.由管理者代表负责组织各相关部门进行编制。b.质量管理体系文件由文件起草部门填写《文件审批表》，并经管理者代表审核，总经理批准。文件审批人对文件的适宜性、充分性负责。c.文件审批前应由文件编写部门及相关部门负责人对文件进行会审，会审记录填写在《文件审批表》中。d.质量管理体系文件在发放前由文件起草部门在《文件审批表》中确定文件发放范围，由行政办公室负责发放，文件发放填写《文件发放登记表》。4.4.2 行政公文的编制、审批和发放4.4.2.1 行政公文按文件的重要性分为一般公文和特殊公文。特殊公文必须以公司统一的红头文稿行文，其余不以红头文稿行文的即为一般公文。4.4.2.2 特殊公文的行文流程应包括拟稿审核、会签、签发、编号、打印、校对、油印、用印、分送等。特殊公文应统一使用红头格式。a. 特殊公文应由承办部门草拟，并填写...
