煤矿文件记录管理制度一、目的为了进一步完善文件、记录管理，保证质量管理体系有效运转，为产品质量满足规定的要求提供证据，为实行纠正和预防措施以及保持和改善质量管理体系提供信息。二、实施措施1、本文适用于质量管理体系所要求的所有受控文件和表单记录的管理；2、公文管理、财务管理文件不在本文件管理范围之内，应根据集团公司相关规定进行管理；3、各部门负责对本部门文件记录进行控制管理，包括记录的形式、填写、标识、收集、查阅、借阅、销毁，归档存储等，必要时形成统计数据；4、综合办负责汇总编制《本安体系文件年度修订》，保存相关文件记录的编制修改记录，保存各类文件原件和电子版本，记录的样本，并确定汇总记录的有效期，保证矿用文件记录为最新版本。监督程序文件的实施、检查工作；5、文件记录的策划和修改依据《本安体系文件年度修订》执行，记录的形式可以是表格、卡片、图标、报告，也可以是拷贝的关盘、磁带、软盘、硬盘或胶片等；6、表格记录使用填写时应确保与生产活动和体系运转同步，不得后补；表单记录的内容不允许随意修改，必需修改时，应将该项双杠划去，将正确内容填写于旁边，并在旁边签名、注明修改日期；7、表单记录填写内容应真实、准确、清楚、填写完整、签字齐全；表格记录应标识名称、日期等相关内容，便于收集、整理、查找；8、各部门文件记录保管员应当及时收集、汇总本部门所使用的各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，便于查阅；9、需要向其他部门提供文件记录时，根据《本安体系文件年度修订》要求，经审核经批准后方可提供其复印件，不得提供原件；外来人员查阅记录，需经记录保管部门负责人核实后查阅；10、内部人员查阅、借阅、检索索取记录复印件，需经过记录保管负责人同意，可在记录保存处查阅所需记录借阅记录时应做借阅登记并限期归还。任何人员不得索要记录原件；11、及时接收集团公司下达文件，并仔细做好文件发布、分发以及相关记录工作，建立《现行体系文件总清单》，各使用单位要建立《现行文件登记表》，并及时更新；体系文件由矿综合办负责发布和分发，综合办要保留文件发放、作废文件回收和销毁的记录；12、各单位对收到的新文件要及时传达到每个员工，要保留传达学习的记录，员工要熟悉文件主要内容。13、将作废文件复印件从相关部门回收加盖作废文件章，对作废的文件复印件填写《作废文件记录》，记录不允许随意销毁，过期的记录需经记录负责部门主管核实经批准后方能处...
