资料档案归档保管借阅保密登记及销毁制度一、背景在一个组织内，资料的归档、保管、借阅、保密、销毁等环节都是非常重要且必不可少的
假如这些环节没有得到合理的实现，将会带来极大的风险和问题
因此，建立一套完善的资料档案归档保管借阅保密登记及销毁制度非常必要
二、范围本文档适用于组织内所有类型的信息、资料文档，包括电子文档和纸质文档
同时，本文档适用于所有员工和合作伙伴，在所有与组织相关的场合中，均应遵循本文档规定的各项制度
三、定义• 资料档案: 指需要长期保留、备查、或便于查询和共享的有关事项的文书资料或其他媒体
• 保密资料: 涉及公司、客户、员工等机密信息的文档，对外不公开
• 归档: 是为了方便管理和查阅，根据一定的标准将知识结构化、分类、编号并安排好存放位置
• 保管: 是保证资料安全完整，可长期存储、保留、查询、分享及展示
• 借阅: 是按规定程序，出借公司内有关人员所需要查阅的资料文档
• 销毁: 是指对已经失去保留必要和保密价值的文档，在进行相应鉴定和记录后，根据规定的程序进行销毁
1 资料的归档对于纸质文档来说，应根据内容进行分类和编号，然后放置到相应的卷宗或文件夹中，并打上标识
在电子文档方面，应设置好良好的命名规则，将其保存在统一的目录结构下
为了更好地管理资料，应定期进行盘库，并及时更新目录
2 资料的保管为了保证资料的安全和完整性，应设置存储空间，保持物品干净，避开紫外线和异味的影响
部分关键资料如客户信息、财务信息等仅可由授权人员处理，并加密保存
离岗期间员工所使用的计算机或文件柜等用品都必须上锁
3 资料的借阅员工申请借阅资料时，必须先填写相关信息登记表，经加密处理后再向工作人员提出申请
工作人员在审核无误后再予以出库，经验证无误后须归还
借出的资料必须做到执教阅尽，避开丢失和泄密
4 资料的保密公司对于有关客户信息、财务信息
