办公室管理课程辅导资料（1）邮件收发、接待实务(一)第四章 邮件收发案例五：某年 3 月 5 日，新欣化工企业的总经理出差了，这次的期限是从 3 月 5 日至 3 月 12 日，预定 12 日上午回来。文员小王负责处理企业的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一种邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分企业的信总经理曾关照过让销售科科长处理。恰好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参与定于 3月 12 日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参与这次研讨会， 12 日他恰好回来，一定会参与的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参与会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面尚有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里阐明有三张照片，小王不懂得怎样处理，她把照片又放回了信封中。 小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商积极送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。 小王处理邮件的做法与否对的?假如不对的，对的的做法应当是怎样的?一．邮件的收取 P64假如从外部送达的邮件是由单位的收发部门负责的，当邮件抵达文秘人员室时，文秘人员应从其中挑选出必须交给上司的邮件，并记录在收件单（簿）上，如：P65 二．邮件的分拣 P65文秘人员收到邮件后应当按照一定的原则进行分拣：（1）按照收件人的姓名分拣。这是最容易操作的一种原则，但实际分类时很不以便，只适合于人数较少的企业或部门。 （2）按照收件部门的名称分拣。按一种部门一类的措施进行分类，假如邮件上写的部门本组织没有设置，则把它归入与此相近的部门，如写明“教育处”收的，可以归入我司的“培训中心”。这种措施还可以与第一种措施结合起来用，先按收件部门的名称分拣，然后根据姓名归类。 （3）按照邮件的重要性分拣。文秘人员可以在两个方面判断出邮件的重要性：一是重要来信人的姓名或重要来信单位的名称；二是邮件上出现的挂号邮件（Registered Mail）、保价邮件（Insured Mail）、快递邮件（Expressed Mail）、机要邮件（Confidential Mail）、和带回执邮件（Certified Mail）等特殊的邮...
