会务保障工作总结(通用 4 篇) 一、会前准备 会议用品准备:笔记本电脑、投影机、打印机(硒鼓为新的)、A4 纸、粉纸、会议桌牌并打印桌牌、饭桌桌牌(酒店假如不负责打印,也应提前打印)、激光笔、录音笔、电池(5号、7 号电池)、笔(签字笔)、双面胶、胶水、固体胶棒、订书器、订书钉、笔记本、曲别针、长尾票夹、小信封、纸袋、拉边袋、便签纸,指定专人于具体的时间点前落实好。所有东西准备好后,统一整理装箱,方便搬运。 会议车辆准备:根据会议的性质提前联系好车辆,指定专人负责,并制作会务车辆情况表,包括司机师傅姓名、电话,所开车辆型号、车牌号等。如有多辆车,应考虑车辆顺序编号,方便与会人员用车。 会议材料准备:专人负责会务手册的制作,内容包括会务须知、具体日程安排、参会人员名单等,要提前联系文印公司做好,做好之后要再次进行核对和校对。会议用材料要提前打印,指定专人负责,如需提前给与会人员,应在打印好后提前放与会人员住宿房间。(假如方便,可以考虑和做好的会务手册以及笔和本一块装拉边袋,再放入房间) 参会人员食宿:指定专人负责参会人员食宿。提前做好宾馆的预订,是否有特别床位如套间、大床房、双人间等;与会人员中是否有少数民族及其相关风俗习惯,有没有人吃素等。 会场布置:根据会议性质及参会人数进行会场布置,会议室摆放可呈“U”字形或“口”字形,座位周围应有桌子。会议导向牌应清楚无误;桌牌摆放应根据岗位职责进行摆放;布标悬挂(提前制作布标);会议笔和纸的摆放,便签纸放在最底层,如有材料,材料应放于便签纸上面,笔放于材料中间,且笔尖朝向座位;其他如水,话筒等的摆放,也应指定专人负责。 接机或接站:与会人员是否需要接机或接站,必须确定列车或航班的车次或航班号,具体什么时间到达。接机的时候假如派车去,车停哪,具体在哪集合进行接机,是否需要贵宾室。 礼品准备:根据会议性质选择不同的礼品。 二、会议期间准备 笔记本、打印机提前准备并进行调试,以备会议期间的应急打印。 假如会议允许,会议期间应有专人在场,专人负责会议录音。会议期间应 15 分钟左右倒一次茶水,并准备茶歇,晚上往房间送一份水果。 是否有专门宴请晚宴,多少人参加,哪些人参加,一定要提前通知,并做好饭桌桌牌。 三、会后准备 会议结束后,会务组专人收拾会场,把有文字性的材料全部回收,以及会场内其他物品全部回收。 如安排旅游活动,需要专人提前负...