货代操作流程 根据货代得工作特征,日常工作中货代操作流程划分为以下“接单、订舱、拖车/内装、报关、文件、费收与其她”各环节,各环节相辅相成。 一、货代操作流程得接单部分 接单工作原则上应该成为日常中“最优先”得工作环节,一般要求接单必须快捷、高效,在第一时间内用最短时间确认业务得可操作性并予以安排。接单人员一般要求自接到委托书后 15分钟内完成以下三部分基本信息得确认。(注)对于部分无法短时间内确认得信息,依旧必须及时安排并予以跟踪,如根据客户与操作需要流转到下一环节,先安排流转后跟进处理,以保证下一环节得有序操作。 1、审核客户委托内容与确认客户服务要求(客服或者接单员) (1)接单人员必须预先审核客户得委托内容。 客户发来得订舱单需显示以下信息,但不限于此:托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目得港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人得签字或盖章等。 (2)接单人员必须预先确认客户服务要求。(客服或者接单员) 普通服务要求一般包括就是否需要:到/预付订舱、拖车/内装、商检与报关等。到/预付订舱确认即对(1)内容得确认;对于拖车/内装、商检与报关得服务要求,必须同时确认货物与单证备齐时间、服务要求时间等,注明在客户订舱单上。特别服务要求一般包括就是否需要:普通服务外其她得附加服务。对于特别服务要求,必须得到部门主管与/或者其她相关职能得核批后才可以接受与安排。 2、运价核对、确认(客服或者接单员) 客服人员收到订舱单后,必须对运价与其她服务费用进行确认。 (1) 对来自销售部得业务,须与销售员核对运价与其她服务费用就是否正确,并由销售员在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱。(注) 特别情况可先口头与销售员确认, 待销售员返回公司再补签字确认 (2) 对于公司业务,须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。 3、舱位确认(客服或者接单员) 根据客户委托,确认反馈符合要求得舱位。 二、货代操作流程得订舱部分 一般要求预定开航日 7 天前必须安排订舱,对可以提前接受委托得船公司应争取头批订舱,旺季时候根据市场情况适当提前;一般要求在预定开航日 5 工作日前完成订舱,对于该时间限制以内得业务委托一般要求在接单日内完成订舱,最迟一个工作日内完成订舱。 1、新建委托 (订舱操作员) 订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案,输入业务有关数据。输入业务数据包括但不限于此:业务各属性、发收通信息、服务要求...
