公司资料库分类建立理制度

公司资料库分类建立管理制度第一条 管理部门1.文书结案后，原稿由文安公司总部行管部文书管理处归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特别案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行管部主任同意后妥为保存，文书管理部处影本归档，原稿用毕后仍应送行管部文书管理处归档并换回影本。2.各下属机构档卷分类目录及编号原则，由各下属机构行管科一制定及管理；荣誉档案及宣传文书等留存复印件，原件需交由文安公司总部行管部文书管理处归档管理。第二条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。第三条 资料名称及编号1.档案各级分类应给予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。第四条 资料号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。第五条 资料与资料清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第六条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9) 公司 CI 形象及宣传文案影音（10)其他经核定须永久保存的文书。2.10 年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存 10 年的文书。3.5 年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存 5 年的文书。4.1 年保存：结案后无长期保存必要者。...