单位公司企业文件、档案管理制度

文件、档案管理制度1 目的对公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。2 范围适用于与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件的管理。3 职责3.1 总经理负责批准发布质量、环境和职业健康安全方针、目标和管理手册、工作标准。3.2 管理者代表组织管理体系文件的编写，审核管理体系策划输出文件、质量方针、质量目标、环境方针、目标及管理手册，批准发布程序文件、管理标准、技术标准及其它管理性文件。3.3 办公室负责管理性文件归管理，组织文件的编制、发放、评审、更改、换版及销毁等管理工作。3.4 质检部负责技术文件的编制、发放、评审、更改、换版及销毁等管理工作。3.5 各职能部门负责相关文件的编写、使用和保管等管理工作。4 程序内容4.1 文件分类：4.1. 1 第一层次文件：管理手册（包括：方针、目标）；第二层次文件：程序文件；第三层次文件分为四类：a）管理性文件；b）技术性文件；c）合同、报告、记录及其他文件；d）与质量、环境和职业健康安全有关的政策、法规等外来文件。4.2 文件的编号管理手册：JYL/ X X X （ X ） X X X X X X X 1 文件发布年号 文件顺序号 文件版本号 体系类型代号（位数不限）公司名称代号注：QEM 表示质量、环境管理体系手册。程序文件：JYL/SP1 - 29SP：程序文件 1：程序文件序号 29:发布年号其它文件：JYL /文件类别号+顺序号-发布年号文件类别：管理标准（GL ）、工作标准（GZ ）、技术标准（JS）、质量计划（ZJ ）、指南（ZL）、预案（YA）。记录：JYL/R +标准条款编号+顺序号4.3 文件的编写、审核、批准4.3. 1 管理体系策划输出文件、方针、目标和手册由办公室协助管理者代表组织编制，管理者代表审核，总经理批准；程序文件、管理制度、记录表式及其他管理性文件由办公室组织各职能部门编写，办公室负责人审核，管理者代表批准；技术性文件由质检部组织编写，负责人审核，管理者代表批准；适用的法律、法规由文件猎取部门确认，办公室负责发放，具体执行《法律法规和其他要求的识别与合规性评价程序》。4.4 文件的归档文件经批准后，原版文件由该文件归管理部门存档，并按文件的类别填写《文件清单》进行登记。《文件清单》中至少应包括文件名称、编号、数量、批准人/日期、生效日期、归档日期等内容。存入软盘的文件也进行归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有...