附件 2:文书档案整理要求归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化得过程。一、“件”得概念:归档文件得整理单位,一般以每份文件为一件。1、文件正本与定稿为一件;2、正文与附件为一件;3、正文与文件处理单(包括文件处理单、拟办单、行文呈批表、签批条等)作为一件;注意:各单位必须使用区档案局统一印制得行文呈批表,并填好全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六个标识,实时归档。4、原件与复制件作为一件(指原件不清);5、转发文与被转发文作为一件;6、报表、名册、图册等应根据其原来得装订方法,一册(本)作为一件;7、来文与复文(请示与批复、函与复函)作为两件分别编号,假如当年没有批复得,要在请示目录备注栏中注明情况;8、记录按一次会议为一件,并要求在著录过程中,注明会议主要内容;9、大事记以年度为单位作为一件;10、行政介绍信可以几张(不超 20 张)粘帖成一件。二、归档文件得技术与处理:1、拆钉 永久、长期保存文件得金属钉要拆下,短期可不拆。2、文件得修整第一,修裱破损文件;第二,复制字迹模糊或易褪变得文件,如复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件;第三,超大纸张要折叠,少于 B5 得纸要托裱。3、装订薄得文件用不锈钢钉,但要注意不能使用微波消毒设备消毒;厚得文件用棉线三孔一线,采纳左侧装订,左、下侧对齐。4、排列⑴ 同一保管期限内得文件最简单得方法就是按文件形成时间得先后顺序排列。⑵ 成套性文件相对集中排列。如同一次活动、同一项工作、同一个会议、同一刊物、会议记录、大事记等。⑶ 对未及时归档文件,排在相应类别得最后。5、编号6、1 企业档案一般有以下类目代号类目(科技)代号类目(文书)代号类目(其她)O产品类4文书类7声像类1设备、仪器类 4、1厂务行政8人员类2基建类4、2经营管理9会计类3科研类4、3党群工作10实物类5知识产权类一级类目以下按各类档案得内容、性质分别设二级类目、三级类目、四级类目,以下为各案卷排列顺序号。6、2 分类编号规程分类号及案卷顺序号(构成档号)统一用阿拉伯数字作代号,各类目之间分别用圆点分隔(占半格),分类号与顺序号之间用破折号“一”分隔(占一格)。举例:x.x. x. x -1︱ ︱ ︱ ︱ ︱＿ 案卷顺序号︱ ︱ ︱ ︱＿＿＿ 四级类目︱ ︱ ︱＿＿＿＿＿ 三级类目︱ ︱＿＿＿＿＿＿＿ 二级类目︱＿＿＿＿＿＿＿＿ 一级类目例(一)产品类编号0.1. 1. 1 -1︱ ︱ ︱ ︱ ︱＿ 案卷排列顺序号︱ ︱ ︱ ︱＿＿＿品种名称(四...
