物业档案保密及消防管理制度1 物业档案管理制度（1）档案资料的归档管理1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围2）凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文 件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。3）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公 文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容。4）档案的归档范围：在工作中形成的图纸、说明书等内容。5）专项档案的归档范围，包括各部门在专门业务活动中形成的 各种档案。6）财务资料由财务部门归档管理。（2）归档要求1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式。2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面干净。3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理。4）是传真件的应复印后以复印件归档。5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字 迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁 止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料。6）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷 和编号。7）档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。8）文件材料的归档必须办理移交手续。（3）归档时间1）每月初进行上月资料进行归档。2）各项管理工作形成的文件材料，在当月末要将应当归档的文 件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。（4）归档份数1）各类文件材料一般归档一式一份。2）重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其 归档份数。（5）资料档案借阅1）全体员工都应重视保护档案并按阅档批准权限办理手续节约 有关档案。2）文书档案只阅不借。工程档案借出后 15 日内归还；书籍 30 日内归还；如需长期使用者，须归还后办理续借手续。3）爱护档案资料，不得丢失、损坏。所借档案不得随意折叠和 拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理员管理在借阅范围 内借阅，仅供阅览的档案只在工作场所查阅，保密档案不供查阅。在 保证不泄密的前提下，对内对外可沟通档案目录。4）借出和归还档案时应办理清点、签名登记手续，由档案员和 借阅都当面核对清楚。5 )档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，需立即写出书面报告， 按情节追究当事人的法律和行政责任。6) 调离管理现场的员工必须清理移交、归还借阅档案及该归档 的资料，方可办理调离手续。7) 外单位人员查阅本管理处案须持所在单位介绍...
