物业档案保密及消防管理制度1 物业档案管理制度（1）档案资料的归档管理1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围2）凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文 件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室
3）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公 文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容
4）档案的归档范围：在工作中形成的图纸、说明书等内容
5）专项档案的归档范围，包括各部门在专门业务活动中形成的 各种档案
6）财务资料由财务部门归档管理
（2）归档要求1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式
2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面干净
3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理
4）是传真件的应复印后以复印件归档
5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字 迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁 止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料
6）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷 和编号
7）档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限
8）文件材料的归档必须办理移交手续
（3）归档时间1）每月初进行上月资料进行归档
2）各项管理工作形成的文件材料，在当月末要将应当归档的文 件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档
（4）归档份数1）各类文件材料一般归档一式一份
2）重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其 归档份数
（5）资料档案借阅1）全体员工都应重视保护档案并按阅档批准权限办理手续节约 有关档案
2）文书档案只阅不借
工程档案借出后 15 日内归还；书籍 30 日内归还；如需长期使用者，须归还后办理续借手续
3）爱护档案资料，不得丢失、损坏
所借档案不得随意折叠和 拆散，严禁对档案随意更改、涂写
