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物业档案管理方案

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物业档案管理方案一、档案资料管理运作流程收集一整理——归档——利用1、档案资料的收集:(1 )设立档案资专柜,实行系统化、科学化、电脑化的先进手 段,由档案管理员,建立相应的管理制度,对所有的档案资料进行 严格管理;(2)资料的收集,根据实体资料和信息资料的内容,以实际工 作需要出发。信息资料分为夕卜来资料和内部资料:保洁服务管理、人 事资料及财务资料等档案资料;(3)人事档案资料包括但不仅限于员工资料档案、员工合同档 案、考勤记录档案、培训资料档案、交接班记录档案、奖惩档案、证 件档案;财务资料档案包括但不仅限于物资档案、合同档案、财务账 目档案。(4)资料的分类整理:收集的所有信息资料,统一由档案管理 员集中整理、分类。整理的重点是去伪存真,根据资料信息的来源、 内容,表现形式的特点,做到条理清楚、分类合理。二、资料的归档管理1、归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与 保存;根据实际需要资料归档由管理人员保存,如:照片、文件等档 案按不同的业务性质编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机的先 进管理手段,尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用;2、档案的借阅和借出都有严格规定,必须具备资格的人员经登 记后方可借阅、借出;归还时,须由专人检查,如有破损,立即修复, 并视情追究有关人员的责任,档案管理员需及时收回在外的文件资料, 严防丢失;3、档案管理环境必须做好三防工作,即防火、防潮、防变质。三、档案资料的运用充分发挥档案资料的储存和使用价值,所有资料随时可以查阅调 用,便于工作的监察和检查。四、人员档案合同规定在物业服务期间,人员入职、离职档案要及时、完善、齐全,其 中员工档案合同、社保缴费证明等档案,在人员更换时要及时向甲方 备案。五、项目档案管理目录示范文本存档类型编号文件名称备注基础管理前期介入管理方案公众制度请示报告培训会议记录总结及计划监理会议纪要开发对接资料(销售)开发对接资料(工程)工程施工图纸工程进度览表前期介入巡查表岗位值班/交班记录表配电室值班记录表物资出门条钥匙领用登记表承接查验土建系统承接查验方案承接查验协议及记录技术管理资料(工程准备阶段文件)技术管理资料(施工招标文件)原材料出厂质量合格证、施工试验记录钢筋(材)焊、连接试验报告原材料出厂质量合格证混泥土试块强度试验记录混泥土配合比设计报告混泥土抗压强度报告商品混泥土竣...

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