档案信息数据库建设探析 ［关键词］档案信息数据库;要求；方法 档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合
“相互关联”、“共同存取方式和一定组织方式”、“共享”是档案信息数据库本质的三个要素
数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据
这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等
这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的,并经合理分类和法律规范化处理之后，以记录的形式存储
一、档案信息数据库建设的关键所在 实现档案信息数据库建设的关键,是要首先抓好档案目录数据库建设
档案目录数据库的建设是数据库建设的第一个目标
信息化建设的切入点和工作重心，首先是抓好目录数据库的建设
目录数据库可以比较全面地反映档案信息，有助于实现全方位的、动态的、完整的档案信息服务
在档案目录数据库建立的基础上，既要考虑建立档案目录中心,实现一定范围内档案内容互补和档案信息资源整合,又要更大限度地发挥档案效益
二、档案信息数据库建设顺序 首先是收集档案信息
传统档案的数字化和电子文件是档案信息的主要来源，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源
在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源,按要求进行全面地收集
对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本，和直接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收信归档的电子文件，是档案信息主要来源的两个方面
其次是对档案信息的前期处理
这是一项基础工作，为数据库提供经过加工处理的数据
主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来
著录标引必须达到法律规范化、标准化的要求
这是建立数据库的必要过程，也是保证检索质量的前提条件
档案信息数字化
