合同台帐程序性文件

第二节 合同台帐编制：综合部 审核：制度委员会批准：陈亚东日 期：2025 年 10 月 22 日修 改 记 录序号修改日期修改条款内容修改人审批人生效日期第一条 目的为系统的管理公司合同文本，防范风险，维护公司利益，结合公司的实际情况，制订本制度。第二条 适用范围2.1 公司及其分支机构。第三条 引用文件无第四条定义 合同台帐：指记录合同文本内容及合同履行相关信息的一系列表格。第五条 颁布和执行 本制度自二 0 一三年十月二十二日 起执行。第六条 职责6.1 合同编码台帐管理人的职责6.1.1 建立并维护对应公司的合同台帐。6.2 合同起草人的职责6.2.1 合同编码撤销申请经领导批准后须递交原件给法务部合同法务主管。6.3 合同法务主管的职责6.3.1 建立并维护公司的合同台帐。6.3.2 复核合同编码台帐管理人所编写的合同编码，并将正确编码登记台帐备案。6.4 各业务部门的职责6.4.1 建立并维护本部门合同台帐，记录合同的主要内容和履行情况。第七条 流程7.1 合同法务主管负责建立并维护公司的合同台帐。7.2 从合同起草人申请合同编码开始，合同法务主管记录合同的签订进程、合同主要内容等信息。7.3 各业务部门必须按本部门职责范围建立合同台帐,记录本部门负责执行或参加执行的合同台帐，记录合同的主要内容和履行情况等信息。7.4 合同台帐以合同编码为主关键字段。7.5 建立管理信息系统后，则公司基于该系统建立电子信息合同台帐，合同法务主管统一管理，签约部门、执行部门、财务部门和成本管理部门根据各自职责和权限分别填写合同台帐信息。7.6 合同编码申请流程7.6.1.编码申请: 所有合同在签订加盖印章之前须先申请合同编码。合同起草人申请合同编码时，需根据合同内容先填写《合同编码申请表》，按要求将我方签约公司名称、合同名称、编码申请人部门及姓名、合同执行人，签约对方、对方联系人及联系电话、合同金额、收付类型（收/付款）、质保期等信息填写完整，同时上传合同文本；申请补充协议编码时，需须同时注明其主合同名称及编码。然后以 OA 的方式并发协同给公司编码台帐管理负责人，合同法务部合同法务主管。由编码台帐管理负责人依据公司发布的合同编码规则编制合同编码，合同法务主管对合同编码复核正确后方可使用。7.6.2 编码编制与审核：编码台帐管理人应依据公司发布的最新合同编码规则编制合同编码，以 OA 方式回复，并登记台帐。合同编码规则中没有所申请编码对应合同类型的，编...