公司文件管理办法

公司文件管理办法为了法律规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以法律规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施)工作，制定本法.1 管理原则1.1 行政人事部是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行、存档。1。2 公司上报下发正式文件由行政人事部负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2 基本要求2。1 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核.经董事长或总经理签批同意发文，则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文，详见公司《内部文件及档案管理的制度》。2。2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。行政人事部部应及时把批阅结果反馈给报送部门。3 内部文件3.1 文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿,部门负责人审核。3。2 文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式法律规范审核。行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核，重点审核：是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定,是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。3.3 文件签发文件形成后，由董事长或总经理签发.行政人事部负责签发后的公司级文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发（送）、执行和归档。4 外来文件外来的文件由行政部负责签收,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。5 业务流程5。1 文件管理业务流程分为收文和发文。5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；5。1.2 发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。5.2 发文程序与要求拟稿→主办部门负责人审核→总经理审核→相关部门会签→领导签发→编文号→校对→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。...