文件管理制度一、目的为了法律规范公司文件管理工作，保证文件的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失,特制定本制度
二、文件管理机构及其职责1、公司文件工作实行二级管理，一级管理是指公司行政部的统筹管理；二级管理是指各部门的文件资料管理工作
2、行政部文员为公司的文件总负责人员，负责公司所有文件资料的统一管理及监督，各部门的文件由各部门负责人负责本部门文件资料的收集、整理，统一存档到指定位置
3、文件负责人员要严格执行公司文件管理规定，仔细细致地做好文件保管以及利用工作,充分发挥文件资料的作用
三、文件制度 1、凡是涉及到公司重要文件的资料均属归档范围
2、凡属于归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理，统一指定位置归档，任何个人不得径自留存
3、归档的文件资料,原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的,可归档复印件
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查
5、工程项目从开始承办、设计到签约完成，所有的资料由业务部统一整理，做好资料清单后归档，并填写资料归档表
部门需要使用可实行复印的方式，归档范围（见附件一）外的由各部门自行保管
6、由公司对外签订的经济合同，应保留两份原件，财务部及合同执行(或签订）部门各保存一份
特别情况只有一份原件时 ，由财务部保存原件
四、文件保管制度1、文件总负责人员为行政部文员，归档资料要根据制度进行登记，编制归档目录
、归档资料登记编号后放于指定文件柜,并以电子档形式保存于公司服务器一份（填写资料前扫描成电子档)
3、文件要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明，存放科学
5、文件负责人员要熟悉所管理的文件资料，了解利用者的需求,掌握利用规律
6、根据有关规定及公司实际情况,确定文件保存期限，每年年终据此进行整理、剔除
