第1页共59页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共59页上海工程技术大学社团联合会第2页共59页第1页共59页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共59页目录第3页共59页第2页共59页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第3页共59页秘书处（部）工作手册总则第4页共59页第3页共59页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第4页共59页秘书处人员部长：殷伟琦第5页共59页第4页共59页殷伟琦华维张歆会务联络组办公室组档案组张永琦丁哓英禇丽瑛李菲蔡文杰曹怡宋文珏朱文泓童川王孙媛王宇伟余佳编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第5页共59页副部长：华维，张歆会务联络组：童川，王宇伟，王孙媛，余佳档案组：张永琦，禇丽瑛，李菲，丁晓英办公室组：蔡文杰，朱文泓，曹怡，宋文珏第6页共59页第5页共59页旁听会议会议记录打印张贴收集存档编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第6页共59页第一章会务联络组一、工作职能1.通过会议旁听和会议记录及时反馈社联各部门的工作情况和工作计划，以便本部门更快更好地为其他部门提供需要的资料和帮助协调各部门间的联络工作。2.及时进行会议记录的整理、打印与张贴，使社联成员在最短时间内了解各部门最新情况和信息。3.做好部门之间的信息联络工作，及时收集各部门的资料，协助档案组收集整理归档。4.为各类会议做好会务准备工作（会场布置、人员安排等、会场打扫）。二、会议旁听和会议记录一、会议种类：社团部例会，秘书部例会，宣传部例会，外联部例会，中心组会议，社长例会，社联大会及某些临时会议。二、例会旁听注意事项:1.提前到场，不早退。2.客观记录会议内容，对于会议内容有任何不明确之处，会后及时找相关人员进行确认并纠正。3.会后，请主持会议者在记录原稿上签名，确认会议内容及会议重点。第7页共59页第6页共59页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第7页共59页4.社联大会，社长例会需要进行会前签到工作。三、会议记录注意事项:1.对当天会议内容进行总结概括，并录入成WORD文件。(模版见附录1)2.对于会议要点，可适当展开，应当做到客观详实，用词得当，保证非参会者也能够正确了解会议的简要内容。3.电子版保存于社办电脑(两台皆可)/D盘/秘书部文件夹内，文件名统一格式:xx年xx月xx日xx会议.doc。四、会议记录打印张贴注意事项:1.会议记录确认无误后，将电子文稿打印2份，1份交秘书部档案组存档，1份张贴于办公室指定处，会议记录必须在会议结束后24小时内打印张贴到位。2.两周后将已张贴的会议记录进行回收，自行存档。3.每次会议记录完成后，请将电子版会议记录存放至电脑B中D：\秘书部\会议记录中相应的部门文件夹内；同时自己身边也应进行留挡。第8页共59页第7页共59页资料收集资料整理分类归档编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第8页共59页第二章档案组一、工作职能1.收集、分类、归档、整理、鉴定、统计和销毁社联档案及有关资料，主动协助各个部门完成其内部档案管理。2.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。3.对社团联合会的邮箱进行定时、及时的整理，将必要的文件及时保存、归类、留挡；不必要的文件及时删除、销毁。4制定新的档案制度，并对旧档案制度不合理处加以改进。5.负责编辑档案参考资料，制作档案检索工具，积极做好档案有效利用的服务工作，做好计算机辅助档案信息管理工作。6.贯彻落实本办法，对档案实施有效管理，发挥档案的指导作用。7.从会务组或其他三个部门那里及时汇总某些问题需要改进的看法、建议，并以电子文稿或书面形式上报部长。8完成老师交办的其他档案工作。二、档案归档流程第9页共59页第8页共59页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第9页共59页资料收集类型包括1.常规资料：社团资料:社团成立、社员名单、社长联系方式、社费管理、社团常规活动的策划、小结社联内部资料：人员联系表……2.大型活动资料...
