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Chapter10BusinessMemosLEARNINGOBJECTIVESknowthedefinitionofmemos;identifythetypesofmemos;explainthecommunicativepurposesofmemos;choosetheappropriateformattowritebusinessmemos;understandthelanguagefeaturesofmemos.Memorandum,alsocalledmemoorinternalmemo,isakindofsimpleandefficientinternalcommunicationwithinabusinessorganization.商务备忘录(memos)是商业机构内部和企业内部用来联系工作、交流信息和处理一般公务常采用的一种文体。备忘录——“memos”是英文“memorandum”的缩写形式。备忘录一词源自拉丁语“memoro”（提到，想起，涉及）和“gerundivememorandum”（令人难忘）。PRINCIPLESFORLESSONPLANNINGbusinessmemos商务备忘录memosofminutessynopsis会议纪要式备忘录memosoflegaldocuments法律公文式备忘录PRINCIPLESFORLESSONPLANNINGformalmemos正式备忘录simplifiedmemos简化备忘录ClassificationofBusinessMemoshard-copymemos打印备忘录electronicmemos电子备忘录InformativeMemos信息类备忘录通常用来传递或解释公司的政策方针和公告等。作为决策性的文件(decision-makingdocuments)，信息类备忘录的结构和语言必须清楚、简洁。此外，还可以借助一些辅助手段，使所传递的信息更加准确、清晰。RequestMemosPersuasiveMemos交际目的提供记录(offeringrecords)。备忘录用来记录公司制定或修改的规定、决议和政策，便于日后查询参考；传递信息(conveyinginformation)。备忘录还用来将记录的内容传递给相关人员或通报项目进展情况等；提出指示、请求和建议(givingdirection,requestandproposal)。公司的管理者常以备忘录形式传递指令，或就某一计划项目提出建议。LinguisticFeatures简洁性(conciseness)。备忘录的功能和目的之一是为了方便交流，应避免使用冗长、修饰性的文字，做到直截了当、意义明确，便于阅读；准确性(correctness)。备忘录必须以准确的语言表达正确、完整的主题；清晰性(clarity)。备忘录应做到主题突出，层次分明，可读性强。为了清晰地表达内容，有时需附有范例、说明、图示等；LinguisticFeatures礼貌性(courtesy)。撰写备忘录应本着真诚体贴、有礼有节、不卑不亢的态度，以婉转、积极，得当等方法进行写作。客观性(positivetone)。备忘录是一种公务文件，撰写时应注意遣词造句的客观性，避免使用带有个人感情色彩、个人见解的词语，尽量采用中立、客观的语气。Title标题部分备忘录的标题仅为一个词“MEMO”或“MEMORANDUM”，或内部备忘录(InternalMemorandum)，办公室间备忘录(InterofficeMemorandum)，位于首页正中。一般情况下，在印制好的备忘录专用纸张上，标题一般位于公司名称和徽标(logo)下方。Heading开头部分备忘录的开头与标题之间空两行，包括收件人(To)、发件人(From)、日期(Date)和事由(Subject)四部分。格式布局一般采用纵向垂直和横向水平两种。MEMORANDUMTO:FrankConnors,SecurityManagerFROM:JackVictors,SecuritySupervisorDATE:15thMarch,2007SUBJECT:IncidentReport-DamagetoMedicalEquipmentMEMORANDUMTO:FrankConnors,DATE:15thMarch,2007SecurityManagerFROM:JackVictors,SUBJECT:IncidentReportSecuritySupervisorDamagetoMedicalEquipmentMEMORANDUMTO:(readers'namesandjobtitles)FROM:(yournameandjobtitle)DATE:SUBJECT:(specificallywhatthememoisabout)Makesureyouaddressthereaderbyherorhiscorrectnameandjobtitle.Courtesytitlesarenotnecessarybutmakesureyouspelleveryone'snamesproperlyanddon'tuseinformalnicknames.Useajobtitleafteryourname,andhandwriteyourinitialsbyyourname.Thisconfirmsthatyoutakeresponsibilityforthecontentsofthememo.Subject事由事由必须简洁而涵义丰富，应概括主题思想，供读者快速识别其主要意图(intention)，判断应由哪个业务部门处理、与自己是否有关等。事由通常使用缩略形式，不加冠词，没有必要是完整的句子，结尾不加句号；应是详细的、吸引人...