第一章会议管理第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。一、会议筹备方案的拟订(一)、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题；2、确定会议的名称；3、确定会议的议程；4、确定会议的时间和地点；5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要；6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作；7、确定会议与会代表的组成；8、确定会议经费预算；9、确定会议住宿和餐饮安排；10、确定会议的筹备机构。(二)、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织；2、确保会议服务质量和沟通协调到位；3、确保领导的意图得以贯彻执行。(三)、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1)电话会议交流信息的特点A.方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的。B.缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息。C.可以搭配使用其它通信方式。D.适用于分公司不远、规模不大的企业。2)电话会议信息工作的要求A.准确发出开会信息。B.认真分发会议书面信息材料。C.合理安排会场信息传输设备。D.按时接通电话。E.通报出席情况。F.做好会议记录。2、视频会议1)视频会议的特点A.实现声音和图像同时传送。B.打破空间的限制。C.节省时间、费用。D.交流效果较好。E.局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛。2)视频会议信息工作的要求A.发出开会信息。B.分发文件信息资料。C.布置会场。D.设置与检查会场信息传输设备。E.做好会议信息准备。F.采用先集中后分散的形式。G.汇总情况信息。(四)、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短；2、筹备会议方案时应先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等；3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论；4、专人负责远程会议设备。(五)、会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍；2、会务机构要分工明确、责任到人；3、加强协调、定期沟通。(六)、工作程序1、组建会议筹备委员会；2、分成筹备小组；3、形成筹备方案；4、领导审核方案。二、检查会务的筹备情况(一)、会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分；2、会议期间能否排除各种干扰；3、环境条件与用品准备；4、文件材料的准备情况；5、会场布置情况的检查；6、会议保卫工作的检查：1)确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠；2)确保会场内消防设施齐全有效；3)确保会场的防窃听装置灵敏高效；4)确保会场的防盗设施处于运行状态；5)检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场。7、检查的其他内容：1)颁奖大会——奖品、颁奖顺序；2)选举会议——票箱、投票、计票；3)现场会——参观现场、参观顺序、线路；4)摄影座次。(二)、会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式；2、口头形式；3、协调会形式。(三)、会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报。2、会前现场检查；1)确保所有事项都条理清晰；2)注意气味；3)设立入场登记台；4)佩戴徽章、名牌5)准备接待休息室；6)安排接待、服务人员。(四)、工作程序1、开会检查的程序1)自我检查，将检查结果上报领导小组；2)领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知；3)召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题；4)汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。2、现场检查的程序1)制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门；2)将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总；3)按既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录；4)对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。(五)、注意事项1、会务筹备情况检查的汇报材料1)汇报材料实现要认真核实，根据...
