代理商应如何协助图书馆完成期刊采购案VIP免费

代理商應如何協助圖書館完成期刊採購案張花超國立台灣大學期刊組主任ridchang@ccms.ntu.edu.tw【摘要】期刊代理商與圖書館在知識供應鏈上為夥伴關係，自從國內「政府採購法」適用於期刊採購之後，期刊採購實務就有一些變化；由於期刊之出版日期不易控制，期刊採購案要收刊完畢完成結案，需要數年之久的時間。代理商在採購案的各個階段，如預算編制、期刊估價、採購文件製作、期刊訂購、採購案結案等，都可以給圖書館相當大的協助，使圖書館順利完成年度期刊之採購。關鍵詞期刊採購；代理商；紙本期刊；電子期刊壹、為何要使用期刊代理商？根據2003年版SERIALSDIRECTORY的介紹、它共收錄了國際上8500家出版社所出版的182,500種期刊。ULRICH’SPERIODICALSDIRECTORY的收錄期刊則超過200,000種期刊。圖書館訂購這些期刊，自然無法全部直接向期刊出版社直接訂購期刊，圖書館在期刊訂購的實務上，通常會委託一家或多家期刊代理商代為訂購。圖書館之所以委託代理商訂購期刊，是因為期刊代理商提供了下列三方面的服務（註1）：一、節省圖書館在期刊訂購行政作業之成本：代理商代替圖書館向數千家期刊出版社下訂、付款、催缺，定時的向圖書館提供所訂期刊的狀況報告（包含期刊的運送報告、催缺報告、書目報告），圖書館因此可以節省很多的人力。二、成本效益之考量：期刊代理商在圖書館所在地通常都設有服務處，圖書館可以用本國語文就地聯絡；有些代理商對於圖書館預付款項，也提供了一些折扣，圖書館因此可以節省一些經費。三、代理商電腦技術上的考量：代理商提供客戶線上檢索期刊書目資料庫，有些代理商甚至和一些圖書館自動化系統供應商，合作發展EDI（electronicsdatainterchange），使期刊訂購之資訊交換更為快速。期刊採購與一般商品之採購最大不同的地方在於它的預付款制度，在圖書館收到期刊之前，大筆的金錢即已付給期刊代理商，代理商在更早之前（通常是代圖書館下定期刊時），也把期刊貨款付給期刊出版社了，這種預付款制度所以能運作，基本上是基於圖書館、代理商、出版社間彼此的誠信。自從國內各圖書館依據「政府採購法」採購期刊，對於預付款要求辦理全額的預付款還款保證，更是阻斷了圖書館直接向出版社訂購期刊的路，因為在實務上出版社不會辦理預付款還款保證，國內圖書館要訂購大宗期刊，只有透過代理商代理訂購而且辦理預付款還款保證，才能滿足採購法上的要求從此代理商變成國內圖書館訂購期刊的唯一選擇。期刊代理商對於期末不能供應之期刊，依照合約規定辦理還款，甚至還外加罰款及利息，但相對的代理商預先也對圖書館收取了高昂的服務費。貳、協助圖書館編列預算影響期刊價格的因素有：期刊出版價、外幣匯率、及代理商服務費等，期刊的單價每年都漲價，漲價幅度每年大約百分之十，圖書館對於下一年的期刊單價，可以參考每年LIBRARYJOURNAL四月號對期刊價格預測之報導，到了八月份，各期刊出版社也公佈下年度期刊新價格，圖書館可以直接連上出版社的網站去查考期刊的價格；代理商資料庫這時也陸續更新他們的資料庫，圖書館也可以線上查檢期刊的價格資料。圖書館編下年度期刊採購預算時，首先要考慮的事是擬訂購的期刊數量，因為期刊每年都漲價，圖書館要全部續訂前一年度訂購的期刊，幾乎是一種不可能的任務，所以刪訂期刊變成一種常態，有的圖書館年年都刪，有的圖書館隔年刪減。圖書館一旦決定期刊訂購數量之後，以這些期刊本年度的出版價格乘以估計之漲幅，即是下年度期刊之估計出版價，再外加期刊代理商服務費，最後考慮外幣匯率換算成新台幣，即是明年期刊的預算了。可以下列公式來表示：下年度期刊訂購數量*（1+期刊漲幅）＝下年度訂購期刊的出版價下年度期刊的預算=（下年度訂購期刊的出版價+代理商服務費）*匯率代理商對於客戶編列下年度預算一事，可以提供相當大的幫助，他只要將特定客戶的訂購期刊，在電腦系統跑一遍，即可列印出下年度期刊估計單價清單，圖書館只要去除清單上擬刪訂之期刊，換算成本地的貨幣即可。參、協助圖書館建立或修改採購文件之內容期刊採購在市場習慣及實務上，與一般商品之採購有許多不同的地方，例如：期刊採購採預付款制度...