第1页共8页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共8页大型会议组织规程一、会议筹备(一)前期准备1、制定会议方案，主要内容包括:会议名称、时间、地点、议题、出席人员、列席人员、邀请单位、日程安排、参观活动、表彰、材料准备、宣传报道、经费及其他有关事项等，并按程序报有关领导审批。2、重要会议可指定会议秘书长，成立会议秘书处，开展会议组织工作。拟定各会务小组人员名单、分工计划和会议期间领导接见、座谈、参观、表彰等重大活动的组织方案，按程序报会议秘书长审批。3、制发《会议通知》，具体内容包括:会议名称、时间、地点、内容、参加人员、报名和报到要求、典型经验或发言材料的要求、有关部门及单位代表名额分配等。《会议通知》按公文办理程序经有关领导审定后，一般以“明传电报”形式发出。4、与会人员报名一般用传真形式，内容包括姓名、性别、民族、单位、职务。5、起草并跟踪做好会议主要讲话稿、主持词及其他材料的准备工作。第2页共8页第1页共8页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共8页6、列出会议印发材料清单，提出会议材料印制规格，按程序报批后，由专人负责送印。7、制作会议代表、列席人员和有关人员的各种证件和座签。8、重要会议要提出每次全体会议席次图、主席台席次图;如有全体合影，需提出第一排席次图和全体人员席次图;如有正式宴请，需准备餐桌座签，拟定分桌人员名单;根据需要，确定是否安排清真席。(二)编印《会议指南》1、《会议指南》的主要内容:(1)会议日程安排，包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。(2)住房安排，包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话，是女性代表、少数民族代表的需注明。(3)会议分组名单，包括会议代表总人数，各小组人数，各小组组成单位及部门名称，小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。(4)会议秘书处的组成，包括备会务小组成员名单、住房号及电话。(5)会议注意事项、作息时间表等。2、《会议指南》编成后，要按程序报批，并在认真核对、严格把关、准确无误的前提下付印。印数按略多于会议代表总数掌握。第3页共8页第2页共8页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第3页共8页3、《会议指南》印出后，要及时分送与会领导同志各二至三份，各会务小组负责同志各一份。以上工作一般需在正式会议前两天完成，个别工作也必须在会议召开的前一天下午6时前完成。二、会务工作(一)会前工作1、会务组和后勤组提前一至两天进驻会议驻地。2、重要会议由会议秘书长会前召集会务工作协调会，各会务小组负责人和有关人员参加，通报各自情况，协商解决有关问题，提出工作安排意见。3、如果召开预备会，一般由会议副秘书长主持、秘书长讲话，参加会议的办公室主任或有关业务科(处)长(必要时全体会议代表)、各会务组工作人员参加。4、安排、布置会场。摆放桌签、饮用水、鲜花和绿色植物，悬挂会标、测试音响设备，查看领导同志休息室准备情况。(二)报到工作l、会议报到。做好签到记录;向每位代表发送《会议指南》、会场席次图及有关会议文件和会议材料;发放代表证、工作证等证件;发放餐证;安排会议代表领取房间钥匙和进住房间;随时统计报到人数以备领导查询;答复会议代表咨询。第4页共8页第3页共8页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第4页共8页2、报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。3、如果会议安排接送站，后勤组根据情况安排专人和车辆到机场和火车站接送代表。(三)会议期间工作1、与出席会议的领导随行人员保持联系，及时迎送领导同志。2、每次全体会议之前，都要认真检查会场情况，包括会标、主席台和代表座签等，妥善安排领导同志随员、工作人员及记者席位。3、安排好会议期间的代表就餐。(四)会后工作l、会议结束后，及时召开会务工作总结会，由会议秘书长主持，各会务小组正副组长和有关人员参加，交流情况，表扬先进，提出善后要求。2、材料宣传组在会议结束后一个月内负责收齐与会议...
