钟海涛——九段秘书=如何做好秘书工作课纲段秘书：如何做好秘书工作适合对象：企、事业单位中层行政管理干部和文秘工作人员，包括办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管、行政部门文员等课程背景：长期以来，人们总以为，秘书/助理就是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客……总之，是一些事务性的工作，其实不然。秘书/助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务，但其级别却与其相同。秘书/助理往往是“一人之下，数人之上”、“一人之下，百人之上”，甚至“一人之下，千万人之上”，所以，秘书/助理就必须具备良好的素质、较宽的知识面与包括管理在内的各方面的能力，课程《九段秘书：如何做好秘书工作》便是你的加油站，你准备好了吗。课程特色：实战型职业培训师，一位娓娓道来的讲述者，一位鞭辟入里的评论者，一位语惊四座的实战家，一位引领前沿思潮的导师，功底深厚，专注投入；以学员为中心，采用讲授、案例研究、情景模拟、游戏体验等现代互动式学习方式；理性了解与感性认知二者巧妙结合，学员适当笔记，既消化课程又在快乐中接受——卓越的培训效果。课时安排：6小时课程大纲第一单元：对秘书素质与能力的要求一、秘书/助理的岗位职责二、对秘书/助理的素质与能力要求三、21世纪的秘书\助理的风范——全美秘书学会四、秘书/助理的职业机遇第二单元：九段秘书：标准化会议流程案例研究。总经理要求秘书安排次日上午十点开一个会议。对秘书来说，什么是任务。什么是结果。怎样做才能得到好结果。让我们看看一至九段秘书的做法。一段秘书的做法：发通知用电子邮件或在黑板上发个通知；准备相关会议用品；参第1页共12页加会议，做好服务。案例判断：会议通知思考：会议通知是不是这样。提个醒：研判是否需要开会1、可以不要开会的“五个如果”2、必须开会的“五个如果”二段秘书的做法：抓落实发通知后打电话与参会人确认；确保每个人被及时通知到。思考：为什么会场会有人打瞌睡，不投入。一、失败会议的具体表现二、对失败会议的预防措施三段秘书的做法：重检查（发通知打电话落实到人后）在会前30分钟提醒与会者会；确定参会人员有没有变动；对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的是不是必须参加会议的人。四段秘书的做法：勤准备（发通知，落实到人，会前提醒后）发完通知还去测试可能用到的投影、电脑、放大器等设备是否工作正常；并在会议室门上贴上小条：此会议室明天十点到十二点有会议一、成功会议的标志：——会议管理必要（除与会者以外）的三个角色二、会议管理的仨角色各自在会前的工作1、会议长在会前的（准备）工作2、主持人在会前的（准备）工作3、书记员在会前的（准备）工作五段秘书的做法：细准备（发通知，落实到人，会前提醒，测试了设备）还主动了解这个会议的目的性质是什么。会议的议题是什么。会议通知中就有与这个会议相关的议题等注意事项，供他们参考，以便会议一开始就能进入主题。会议通知范例：思考：这个会议通知咋样。六段秘书的做法：做记录（发通知，落实到了人，会前也通知到了，也测试了设备，还提供了相关会议资料）还在会议过程中详细做好会议记录；在得到允许的情况下，做第2页共12页一个录音备份。——书记员（秘书）在会议中的职责七段秘书的做法：发记录会后整理好会议记录；起草会议纪要，呈送给总经理；请示总经理：会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员（如有必要）。一、会议纪要的概念1、什么是会议纪要2、会议纪要的重要作用二、会议纪要结构的三个部分1、标题（两项要素）：2、正文（四项内容）：3、末尾（三项内容）：三、会议纪要写作的四个要点八段秘书的做法：定职责将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人；形成书面备忘录，经当事人确认后，交给总经理与当事人一人一份；定期检查、跟踪各项任务的完成情况，协调解决执行中出现的问题，并及时汇报给总经理。一、遵守高效会议的规则二、与会者的八项守则三、会议主持人的职责九段秘书的做法：做流程把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可...
