RF-GC-ZY-11项目文档管理作业指引VIP免费

第1页共5页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共5页项目文档管理作业指引编制日期审核日期批准日期第2页共5页第1页共5页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共5页一、作业指引目的统一项目文档管理标准，规范项目文档的管理工作。二、适用范围各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、作废及销毁。三、定义1.1项目文档：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，由工程部负责保存及管理的各类文书、图纸档案及上墙资料文档。项目竣工验收后，将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案管理部门。四、职责1.2工程部1.2.1负责按照本指引执行本部门文档的管理工作：1.2.2负责对外发放的项目文档及对内重要信息文档的审核、批准；1.2.3负责按照相关文件的规定进行过程管理活动。1.3相关部门1.3.1按照公司相关文件的规定提供项目各阶段的必要文件及相关配合。五、关键活动描述1.4项目文档分类1.4.1项目文档的分类（具体参见《项目文档分类对照表》）1.4.2工程部上墙资料1.5文档登记与流转1.5.1工程部发文1)工程部发文分为“以公司名义发文”和“以工程部名义发文”两种。以公司名义发文即“公司发文”，具体要求及程序见《公文管理制度》。以工程部名义发文即“工程部发文”，工程部发文统一以工作指令、联系函两种形式下发，相关规定如下：工作指令工作指令是技术经济类文件，分为设计变更类和非设计变更类。设计变更文件应按照“设计变更审批表”、“工作指令单”、“设计变更确认单”、“设计变更统计表”的顺序装订，应单独存一份作为竣工图变更文件移交城建档案馆。非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款等，应按照“非设计变更审批表”、“工作指令”、“相关附件”的顺序装订。工程文员应跟踪工作指令的审批过程直至下发、存档。并定期对工作指令下发的情况进行清查，保证文件及时下发、避免漏发重发等现象。联系函联系函是工作指令以外的其他发文，如工程部对垄断部门工作联系往来的文件；工程部直接第3页共5页第2页共5页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第3页共5页对施工单位来函回复的文件；表扬信、确认函等。2)发文流程：经办人根据部门发文模板拟稿，经部门负责人或授权人审批同意后，由工程文员加盖部门公章后发出，并保存原件并进行台账登记、归档。1.5.2工程部收文1)工程部收文是指来自总承包单位、分包单位、材料设备供应商、其他单位（包含政府部门、公司其他部门等）所有外来单位的文件。所有收文统一由工程文员接收，并进行第一次台帐登记，初步登记收文的基本信息。在文件反面加盖“文件传阅章”，第一时间送至工程部经理或授权人签署指定传阅人（如为政府部门的收文须抄送公司信息管理负责人及档案部门）最后，由工程文员跟进文件传阅直至完成，进行第二次台帐登记，注明存档时间并将文件存入盒内。如有电子文件传阅的，纸质文件经台帐登记即可直接存档。2)收文流程：工程文员负责接收部门文件并进行台账登记，盖传阅章后进行统一分发至相关人员。1.5.3文件管理1)工程部所有收发的原件统一由工程文员登记存档，并在完成签批、传阅的3个工作日内，按《项目文档分类对照表》分类、登记，最后在文件右上角加盖归档章归档。2)存档统一使用A4幅面（297mm*210mm）、42mm厚度的纸质资料盒，并粘贴文档盒脊目录。盒脊目录格式示意图：①表示“文件类别”。例如：总包档案、成本档案等。②表示“项目名称”。。③表示“文件名称”，名称前需加“项目分期”区别。例如：四期工作指令等。④表示“编号规则”。例如：LC-部门简称(项目简称)-采购-XX1，取其前面“LC-部门简称(项目简称)-采购”。⑤表示“流水号范围”。例如：“LC-部门简称(项目简称)-采购”合同档案盒内有0001—0030号，则标注“0001—0030”。3)文档盒应建立“卷内目录”，目录格式可按电脑台帐表格为框架，文件标题需更改成“卷内目录”，并打印放在盒内文件最上。如一个文件盒存放多类文件，需分别建立“卷内总目第4页共5页第3页共5页编号：时间：2021年x月x日书山...