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RF-GC-ZY-11项目文档管理作业指引VIP免费

RF-GC-ZY-11项目文档管理作业指引_第1页
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第1页共5页编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第1页共5页项目文档管理作业指引编制日期审核日期批准日期第2页共5页第1页共5页编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第2页共5页一、作业指引目的统一项目文档管理标准,规范项目文档的管理工作。二、适用范围各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、作废及销毁。三、定义1.1项目文档:在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,由工程部负责保存及管理的各类文书、图纸档案及上墙资料文档。项目竣工验收后,将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案管理部门。四、职责1.2工程部1.2.1负责按照本指引执行本部门文档的管理工作:1.2.2负责对外发放的项目文档及对内重要信息文档的审核、批准;1.2.3负责按照相关文件的规定进行过程管理活动。1.3相关部门1.3.1按照公司相关文件的规定提供项目各阶段的必要文件及相关配合。五、关键活动描述1.4项目文档分类1.4.1项目文档的分类(具体参见《项目文档分类对照表》)1.4.2工程部上墙资料1.5文档登记与流转1.5.1工程部发文1)工程部发文分为“以公司名义发文”和“以工程部名义发文”两种。以公司名义发文即“公司发文”,具体要求及程序见《公文管理制度》。以工程部名义发文即“工程部发文”,工程部发文统一以工作指令、联系函两种形式下发,相关规定如下:工作指令工作指令是技术经济类文件,分为设计变更类和非设计变更类。设计变更文件应按照“设计变更审批表”、“工作指令单”、“设计变更确认单”、“设计变更统计表”的顺序装订,应单独存一份作为竣工图变更文件移交城建档案馆。非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款等,应按照“非设计变更审批表”、“工作指令”、“相关附件”的顺序装订。工程文员应跟踪工作指令的审批过程直至下发、存档。并定期对工作指令下发的情况进行清查,保证文件及时下发、避免漏发重发等现象。联系函联系函是工作指令以外的其他发文,如工程部对垄断部门工作联系往来的文件;工程部直接第3页共5页第2页共5页编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第3页共5页对施工单位来函回复的文件;表扬信、确认函等。2)发文流程:经办人根据部门发文模板拟稿,经部门负责人或授权人审批同意后,由工程文员加盖部门公章后发出,并保存原件并进行台账登记、归档。1.5.2工程部收文1)工程部收文是指来自总承包单位、分包单位、材料设备供应商、其他单位(包含政府部门、公司其他部门等)所有外来单位的文件。所有收文统一由工程文员接收,并进行第一次台帐登记,初步登记收文的基本信息。在文件反面加盖“文件传阅章”,第一时间送至工程部经理或授权人签署指定传阅人(如为政府部门的收文须抄送公司信息管理负责人及档案部门)最后,由工程文员跟进文件传阅直至完成,进行第二次台帐登记,注明存档时间并将文件存入盒内。如有电子文件传阅的,纸质文件经台帐登记即可直接存档。2)收文流程:工程文员负责接收部门文件并进行台账登记,盖传阅章后进行统一分发至相关人员。1.5.3文件管理1)工程部所有收发的原件统一由工程文员登记存档,并在完成签批、传阅的3个工作日内,按《项目文档分类对照表》分类、登记,最后在文件右上角加盖归档章归档。2)存档统一使用A4幅面(297mm*210mm)、42mm厚度的纸质资料盒,并粘贴文档盒脊目录。盒脊目录格式示意图:①表示“文件类别”。例如:总包档案、成本档案等。②表示“项目名称”。。③表示“文件名称”,名称前需加“项目分期”区别。例如:四期工作指令等。④表示“编号规则”。例如:LC-部门简称(项目简称)-采购-XX1,取其前面“LC-部门简称(项目简称)-采购”。⑤表示“流水号范围”。例如:“LC-部门简称(项目简称)-采购”合同档案盒内有0001—0030号,则标注“0001—0030”。3)文档盒应建立“卷内目录”,目录格式可按电脑台帐表格为框架,文件标题需更改成“卷内目录”,并打印放在盒内文件最上。如一个文件盒存放多类文件,需分别建立“卷内总目第4页共5页第3页共5页编号:时间:2021年x月x日书山...

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