电子邮件礼貌规则VIP免费

电子邮件礼貌规则一、关于主题（标题）主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1、一定不要用空白标题，这是最失礼的；2、标题应简短，不宜冗长；标题应能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王经理收”；3、可适当使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）突出标题，以引起收件人注意；4、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。二、关于称呼与问候1、恰当地称呼收件者1.1邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒---此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。1.2如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某经理、某主任、某工(程师)”；如果不清楚职务，则应按通常的“某先生”、“某小姐”称呼。1.3在无法确定对方邮件地址的时候，为表示尊重，电话确认是最好的途径,发送邮件前，一定要确认收件人的地址是否正确。2、开头结尾最好要有问候语最简单的开头是写一个“Hi”、“您好”；结尾常见的BestRegards、“谢谢”、“顺颂商祺”之类的也就可以了。正所谓“礼多人不怪”---即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静地看待。三、关于正文内容1、正文应简明扼要，行文通顺：邮件正文应简明扼要地说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，以单独文件作为附件进行详细描述。避免错别字，这也是尊重对方和避免歧义的一个表现。2、注意表述语气：根据收件人与自己的熟络程度、职级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行表述，以免引起对方不适。请、谢谢之类的语句要经常出现，电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3、正文的段落应尽量使用列表：如果事情复杂，最好1、2、3、4，列几个段落进行清晰明确的说明，并使你的每个段落简短，避免长篇大论。使用电子邮件进行沟通的一个重要方面就是节省他人时间，而不是让人费解。4、一次邮件交待完整信息：最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。5、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述：对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会赞扬你的体贴---正所谓“图胜于表、表胜于文”、“一图胜千言”。四、关于附件1、如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查看附件，当然自己千万不能忘了上传附件---我的习惯是先上传附件，然后才写正文，最后填上收件人。2、附件的命名应让收件人一看就懂，避免发送BOOK1.xls、新建MicrosoftOfficeWord文档之类的附件。3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应压缩打包。5、如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响对方使用。6、附件不宜过大（最好控制在8Mb以内），以免影响对方的下载或打开。应使用有关技术进行压缩---如photoshop、office软件中的“图片压缩”、转换成PDF等等。7、选择便于阅读的字号和字体。常用宋体，字号用小四或12号字为佳；不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，尤其是商务邮件。五、关于回复1、及时回复：收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往是不可少的---尤其是对于询问类的邮件，这是对他人的尊重。理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，正在处理，一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。。去年南大教授挨学生电子邮件的骂---就是源于他一直未答复该学生的电子邮件。为此，我的私人邮箱设置了个性的自动回复：“感谢您的来信，我已用手机即时阅读了邮件，必要时我会尽快答复您！”2、针对性回复：当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中（即保留原始邮件），然后附上结果...