会议场所的选择会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地,以下6个基本步骤都需考虑进去:1.确定会议目的。2.确定会议形态。3.决定实质上的需求。4.考虑与会者的期望。5.选择何种会议地点与设备。6.评估选择的正确性。针对这6个步骤,兹将有关内容说明如下。确定会议目的大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。选择会议场地的工作清单(checklist)先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。地区1.费用(成本)与便利性。2.是否邻近机场。3.轿车或出租车是否足够。4.充足的停车空间。5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。环境1.当地有何观光点。2.购物。3.休闲活动。4.天候状况。5.环境是否良好。第1页共6页6.餐厅。7.当地治安是否良好。8.社区经济状况。9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。设备1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。2.大厅(lobby)是否整洁,吸引人。3.报到处是否容易找到:(1)是否有足够房间供工作人员使用。(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。(3)接待处的人力是否足够。4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。5.询问处是否全天候有人值班。6.立即回复有关电话询问,尽速转送留言。7.对客人的服务:(1)药局。(2)礼品店。(3)柜台服务。(4)保险箱。8.舒适、整洁的饭店住房:(1)家具是否完好。(2)现代化冲浴设备。(3)充足光线。(4)足够的衣橱空间与衣架。(5)烟雾警示器。(6)火灾逃生资料是否清楚。(7)冰箱和小酒吧。(8)走道是否整洁,包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。(9)是否在每层楼有冰块和饮料。第2页共6页(10)电梯服务。(11)标准房与豪华房的大小。(12)是否有特别楼层提供特殊服务。(13)豪华套房的数量与形式,客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。(14)订房的程序和方法。(15)房间类别,如高楼层或低楼层,面海景或面山景。(16)每一种类别的房间数。(17)有多少房间数可以使用,如果需要,对早来晚走的与会者如何处理。(18)会议房价与一般房价如何。(19)何时能提供确定的会议房价。(20)是否需要保证数量与订金。(21)进房与退房的时间。(22)什么时间取消已预订的房间。(23)付款方式。(24)接受哪几种信用卡。(25)万一取消订房,退款方式为何。会场空间(meeringspace)1.会议室尺寸(面积)。2.当会议室做不同座位安排时,其容量如何。3.会议室隔音设备是否良好。4.电源开关、冷暖气控制是否单独分开。5.会议室的音响效果,是否有良好音响系统。6.固定设备如黑板、银幕和家具。7.障碍物如圆柱。8.视听设备:(1)视听效果,是否后座的人可以看到银幕。(2)会议室天花板高度。(3)是否有装饰灯架。(4)装饰的镜子是否会反光。(5)是否有窗帘遮住窗户光线。(6)电源控制位置。第3页共6页9.火灾逃生口。10.公共区域是否整洁。11.相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。12.房间和公用电话是否很方便。13.洗手间数量、位置,是否干净。14.衣帽问数量、位置。15.其他服务:(1)足够空间放置家具和器材。(2)良好光线。(3)很容易让与会者找到。(4)足够的电源插座。(5)安全性。16;设备:(1)桌子:①1.83米宽x2.44米长。②一般教室桌宽38.1~45.7厘米。(2)椅子。舒适并适合较长会议使用。(3)舞台:①不同高度的舞台。②有地毯和铺裙边的舞台。(4)讲台:①站立式讲台。②有灯光的讲台。(5)黑板和布告栏。(6)指示架。(7)废纸篓与垃圾桶。(8)照明灯与辅助灯设备。(9)灯光控制盘。(10)报到台。(11)麦克风。餐饮服务(food&beverageservic...