会议场所的选择会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：1.确定会议目的。2.确定会议形态。3.决定实质上的需求。4.考虑与会者的期望。5.选择何种会议地点与设备。6.评估选择的正确性。针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。确定会议目的大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。选择会议场地的工作清单（checklist）先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。地区1.费用（成本）与便利性。2.是否邻近机场。3.轿车或出租车是否足够。4.充足的停车空间。5.如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。环境1.当地有何观光点。2.购物。3.休闲活动。4.天候状况。5.环境是否良好。第1页共6页6.餐厅。7.当地治安是否良好。8.社区经济状况。9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。设备1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。2.大厅（lobby）是否整洁，吸引人。3.报到处是否容易找到：（1）是否有足够房间供工作人员使用。（2）是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。（3）接待处的人力是否足够。4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。5.询问处是否全天候有人值班。6.立即回复有关电话询问，尽速转送留言。7.对客人的服务：（1）药局。（2）礼品店。（3）柜台服务。（4）保险箱。8.舒适、整洁的饭店住房：（1）家具是否完好。（2）现代化冲浴设备。（3）充足光线。（4）足够的衣橱空间与衣架。（5）烟雾警示器。（6）火灾逃生资料是否清楚。（7）冰箱和小酒吧。（8）走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。（9）是否在每层楼有冰块和饮料。第2页共6页（10）电梯服务。（11）标准房与豪华房的大小。（12）是否有特别楼层提供特殊服务。（13）豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。（14）订房的程序和方法。（15）房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。（16）每一种类别的房间数。（17）有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。（18）会议房价与一般房价如何。（19）何时能提供确定的会议房价。（20）是否需要保证数量与订金。（21）进房与退房的时间。（22）什么时间取消已预订的房间。（23）付款方式。（24）接受哪几种信用卡。（25）万一取消订房，退款方式为何。会场空间（meeringspace）1.会议室尺寸（面积）。2.当会议室做不同座位安排时，其容量如何。3.会议室隔音设备是否良好。4.电源开关、冷暖气控制是否单独分开。5.会议室的音响效果，是否有良好音响系统。6.固定设备如黑板、银幕和家具。7.障碍物如圆柱。8.视听设备：（1）视听效果，是否后座的人可以看到银幕。（2）会议室天花板高度。（3）是否有装饰灯架。（4）装饰的镜子是否会反光。（5）是否有窗帘遮住窗户光线。（6）电源控制位置。第3页共6页9.火灾逃生口。10.公共区域是否整洁。11.相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。12.房间和公用电话是否很方便。13.洗手间数量、位置，是否干净。14.衣帽问数量、位置。15.其他服务：（1）足够空间放置家具和器材。（2）良好光线。（3）很容易让与会者找到。（4）足够的电源插座。（5）安全性。16；设备：（1）桌子：①1.83米宽x2.44米长。②一般教室桌宽38.1~45.7厘米。（2）椅子。舒适并适合较长会议使用。（3）舞台：①不同高度的舞台。②有地毯和铺裙边的舞台。（4）讲台：①站立式讲台。②有灯光的讲台。（5）黑板和布告栏。（6）指示架。（7）废纸篓与垃圾桶。（8）照明灯与辅助灯设备。（9）灯光控制盘。（10）报到台。（11）麦克风。餐饮服务（food＆beverageservic...
