文件材料管理北仑区档案局（通用文件材料的形成与运转）文件材料概述文件材料是一种信息记录，是人类社会记录、固定和传递信息的工具。文件材料是档案的主要来源。科学地管理文件材料不仅能提高机关、企事业单位的工作效率，而且也能为今后的档案工作打下坚实的基础。第一节文件材料的概念一、文件材料：是泛指国家机关、团体、企业、事业单位、个人在从事党政工作、生产经营、科学研究等活动中、按照客观规律和一定处理程序，用语言、文字、图象、信号等方式，直接形成的原始和真实的记录。二、文书：是组织或个人以文字方式直接记录信息的材料，是交流情况，处理和解决问题的工具，是一种书面方式的文件。文书包括公务文书和私人文书两种。三、公文：即公务文书。公文是各个机关组织及其工作人员在履行公职活动中形成和使用的书面文件，它具有特定的格式和需要经过一定的处理程序，是发布政策法令、传达工作意图、联系公务与记载工作活动的一种重要工具。三者关系：文件材料是属概念，文书是种概念，文件材料概念的外延大，文书概念的外延小。同理，文书与公文两概念相比，文书是属概念，公文是种概念，文书概念的外延大，公文概念的外延小。公文文书文件材料第二节文件材料的性质特点联系性本源性运动性第三节文件材料的基本类型一、按照记述内容分：可分为通用文件材料、科技文件材料、专用文件材料。1.通用文件材料——是指党政机关、社会团体和企事业单位中普遍使用的、规范化的文件材料。主要有：党群工作文件材料、行政管理工作文件材料。2.科技文件材料——是科研、设计和生产建设部门在自然科学研究、生产技术和基本建设活动中产生和形成的文件材料。主要有：经营管理文件材料、生产技术管理文件材料、产品文件材料、科学技术研究文件材料、基本建设文件材料、设备仪器文件材料。3.专用文件材料——是在一定的专业部门和系统内，根据本身特殊任务的需要和要求而制作的文件材料。主要有：司法、外交、审计、统计、标准、计量、会计、军事等专用文件材料。二、按照文件形式分：主要有文字、图表图样、数据计算文件材料及统计表格文件材料等。三、按照载体介质分：可分为纸质文件材料、磁性载体文件材料、感光载体文件材料等。磁性、感光载体介质多用于人们通常称谓的声像文件材料。具体有：照片文件材料、影片文件材料、录像文件材料、录音文件材料、唱片文件材料及电子文件材料等。第四节通用文件材料的组成公务文书机关常用文书第五节通用文件材料的形成一、通用文件材料的名称和用途通用文件材料的名称也叫文种,是文件内容要求的反映和标志。根据2000年8月24日国务院国发[2000]23号《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》，确定公文种类为13类14种，具体的公文名称和用法是：1、命令（令）：是上级机关及其负责人依照职权，对下级机关发布的一种领导指挥性公文名称，具有强制执行性质和法定效力，一经发布，就要求有关机关和人员必须坚决执行。主要用途有四种：①发布重要行政法规与规章。②宣布施行重大强制性行政措施。③嘉奖有关单位和人员。④撤销下级机关不适当的决定等。中华人民共和国国务院令第531号《公共机构节能条例》已经2008年7月23日国务院第18次常务会议通过，现予公布，自2008年10月1日起施行。总理温家宝二○○八年八月一日公共机构节能条例第一章总则第一条为了推动公共机构节能，提高公共机构能源利用效率，发挥公共机构在全社会节能中的表率作用，根据《中华人民共和国节约能源法》，制定本条例。。。。。。。２、决定：是机关或团体组织制发的一种决策性公文名称。主要用途：有三种：①对重要事项或重大行动作出安排。②用于奖惩有关单位与人员。③变更或撤销下级机关不适当的决定事项。国务院关于加强节能工作的决定国发〔2006〕28号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：为深入贯彻科学发展观，落实节约资源基本国策，……特作如下决定：一、充分认识加强节能工作的重要性和紧迫性……二、用科学发展观统领节能工作……国务院二○○六...
