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利用WORD的邮件合并功能实现工资条的发放一直以来,员工个人工资条的发放是件非常麻烦的事,每次都是为每个人建立一个文档进行发放。根据学习和摸索,笔者发现利用Word的“邮件合并”功能可以实现工资条的自动发放功能。现在,就请大家打开计算机,跟着我一步一步进行吧。一、准备好Excel数据库:利用Excel建立一个名为“10月工资表”,其中包含员工工资数据库,如图:注意:此数据库应从Excel表格的第1行写起,且不能有合并单元格。二、邮件合并1、OFFICE2003的合并数据库做好后,我们就可以用Word2003的邮件合并了。打开Word2003,创建一个文档,如图所示:在“工具”菜单下找到“信函与邮件”中的“邮件合并”并单击,出现邮件合并提示栏,选择“信函”→“使用当前文档”→“使用现有列表”,并通过浏览选择前面创建好的Excel文档“10月工资表”→合并完成。选择工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏。将光标放在表格中“编号”下方的单元格中,单击邮件合并工具栏上的“插入域”,出现以下选项,(这些选项来源于“10月工资表.xls第一行的标题),选择“编号”,如下图所示。用同样方法,在职员姓名、事假扣款、病假扣款⋯⋯单元格下方分别插入相应域。点击邮件合并工具条上的“合并到电子邮件”,并在设置中选择“含邮件/传真地址的数据域”为“姓名”。单击“合并”后即按姓名将每个人的工资条发放到员工的邮箱中了。怎么样,是不是方便了很多?2、OFFICE2007/2010的合并从EXCEL数据源中将表头信息复制过来,并保留一空行数据点击邮件选项卡,找到“开始邮件合并”菜单,点击图标右下角的三角按钮,选择“邮件合并分步向导”合并类型选择“信函”→“使用当前文档”→“使用现有列表”,并通过浏览选择前面创建好的Excel文档“10月工资表”。点击下一步,直到如下图所示将光标放在表格中“编号”下方的单元格中,单击邮件合并工具栏上的“插入域”,出现以下选项,(这些选项来源于“10月工资表.xls第一行的标题),选择“编号”,如下图所示。点击“完成合并”工具条上的“发送到电子邮件”,并在设置中选择“收件人”为“职员姓名”,“主题行”选择“工资条”,单击“确定”后即按姓名将每个人的工资条发放到员工的邮箱中了。使用同样的方法,合并到新文档或打印机,也可以很方便地打印出工资条及客户邮寄地址等。三、注意事项:1、邮件系统要使用OFFICE中的Outlook,且在联系人中有工资条中所有人的名字、邮箱。(联系人中不设部门群、或所设名字跟工资中部门名字有一点点差别,可以有效避免杭分-何秋华所说的不小心发送部门所有人员的现象)2、密码设置:OFFICE2003:保存—常规—密码;OFFICE2007:准备—加密文档,发送时一定要选择“附件”形式,如按默认的“Html”或“文本”方式,密码无效。(此项功能未经我验证,请验证后再发员工,呵呵)3、有时候发送的工资条里,小数点有很多位,解决办法:选择相应数据—点击右键—选择“切换域代码”—在“}”前加入“\#"0.00"”,则显示为两位小数点。4、

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