文书档案收集整理归档规范1范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。2文书档案的归档范围2.1文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。2.2文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。2.3各部门档案的归档范围2.3.1综合办a）公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b）股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c）董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d）财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e）重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f）总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g）其他具有保存价值的文件材料。2.3.1.1基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值第1页共8页的文件材料；营销部a）销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b）经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c）销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a）公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b）供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c）采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等；2.3.1.6投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5q/xzlg.15.c.gmo.s.002—20XX/v0财务部a）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。b）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄；c）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；d）其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料；e）财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；第2页共8页前期开发部a）公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等；b）各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等；c）产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等；d）质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；设计部a）公司产品配方资料及其相关资料等；b）公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等；c）产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等；d）各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等；e）新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结...
