文书档案整理注意的几个问题文书档案整理过程中应当遵守的几个注意事项归档文件的收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划、规划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上的发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。归档文件的判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材-1稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文在前，复文在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。3、装订的部位与对齐方式及注意事项：。文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。。装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订第1页共4页的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。文书档案管理分类：归档文件采用机构—年度—保管期限分类法进行分类。以每个科室为单位进行归档整理。1、区分年度①年度以落款日期为准。如20XX年形成的《2008年工作总结》应归入20XX年。②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《20XX-20XX年工作规划》应归入2008年度；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。-3④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。（参照本机关修订的保管期限表）准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：上级机关文件。针对本机关的文件或属于本机关主管业务的归永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设臵、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。（参照本机关修订的保管期限表）第2页共4页本机关文件。反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年。（参照本机关修订的保管期限表）同级机关文件。非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。下级机关文件。报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。（参照本机关修订的保管期限表）-5设臵全宗号、机构、年度、保管期限、件号等必备项目。1、全宗号。档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。2、机构：填写所在科...
