ERP工程财务小组安装公司财务主任访谈纪要主题公司财务部主任访谈时间11.29地点公司财务部主任办公室主持人与会人员会议记录抄送：签发：会议记录根本情况介绍：?目前公司共有800多人，业务包括陆地准备、海上、海底电缆铺设、海管铺设、导管架；?财务部门定岗为四个，包括主任岗、出纳岗，报销岗，本钱岗；目前5人：主任、费用会计（报销）、本钱会计（2人，其中一人病情较重，担负局部工作）、出纳；?原始凭证量很大，每个月凭证量在500张左右。出纳工作1.1主要职能：现金收付、资金动态编制1.2业务描述：?按照公司管理规定，每个周五下午报送公司资金动态表；?公司目前有一个银行付款账户，资金限额为40万元，材料费五万元以下、伙食费四万元以下的资金由自己支付；原来出纳每天去总部1-3趟；现在虽然有了自己的付款账户，但由于大多数是大金额的付款，所以没有减少去总部的次数；?每个月支出在一个亿左右，本月备用金已用掉40万；?机关财务部正在和银行协商，为公司提供送款效劳，但对于紧急，比方船因紧急下海要借款，还是要去银行；?资金方案包括两局部，一局部是公司的付款账户支付的，另一局部由总公司账户支付；资金方案由各个部门上报，财务主任编制；?出纳负责银行对帐。报销工作2.1主要职能：费用报销2.2业务描述：?报销由费用会计做，每天根本不间断接单；?报销的内容包括机关日常支出、船上倒班费用、船上后勤的伙食费等；?船上报销的数量多（现有十几条船，仅蓝疆号一次倒班就涉及100多人次）、计算和处理比较复杂（如，一个员工的出差会涉及海上和陆上两局部，其规定、福利、计算方法都不相同，且要分别有海上和陆上不同的出差单），且对时间要求高（规定上午报销，下午结账。但考虑到从船上来一次陆地不易，所以实际上即到即报）。本钱工作3.1主要职能：审查合同付款3.2业务描述：?本钱会计审查付款（不签字只做标记）：首先查看此内容是否列入资金方案且未超额。如果超出不多，且确实需要而本月资金方案比较宽裕，那么仍可支付；其他情况不能支付；?然后查看是否符合合同。包括单价、业务范围、付款条件、付款时间、是否合规。完工情况要有相关人员签字确认，比方船上的工程要有船长或轮机长签字，修船是否有申请有船长签字。租船合同金额等于单价X天数，因此审核特别谨慎。审核过程中，紧急付款的会优先处理。比照拟复杂的分包付款，财务部主任会审核；?如果有问题需要澄清，应经营部人员。但他们还要真正的申请付款部门，过程效率低下。且在超权限的时候，海工财务还要再审，澄清过程就更繁琐；?无论是材料费还是劳务费等，由公司经营部相关人员，统一负责付款申请工作，但需要由费用相应发生部门主任签字；?总体流程是：经营部业务人员提交付款申请——本钱会计审查付款要求，在合格的付款申请单上划钩——财务主任签字——经营部业务人员取走付款申请——公司经理签字——根据原始单据及付款申请单复印件计分公司帐——公司出纳将申请单原件及原始单据复印件交至机关财务——机关财务付款——公司出纳取回支票——记帐?要求每月12号之前把付款申请单提交财务，现在实际要等到20号；其它关键信息?每月与财务部对帐，对账的做法是用exl把机关财务的凭证号、摘要、借方金额与分公司的记录比较差额。如果不对，通过核对发现哪些分录缺漏，到机关财务找单据补上；其他差异也分别核清，经过3-5次，保证最终的内部往来科目一致；?总部职能部门的局部费用在月底要分摊到每个分公司；?要求部门提交一式两份合同（不是原件），一份交给分公司财务，一份要交到机关财务部；?2万以上金额必须签订合同，每个月有50笔付款左右带合同，大概10笔不带合同；?与外包有关的费用包括，外部船舶费（只对公司）、定位费（只对公司）、费、协作费（其它与外部有关发生的费用），其它主要费用还包括内部船舶费、材料费和燃料费；?船上有单独的伙食帐（海贴），根据出海时间和业务量来确定；伙食费直接计入工程；?伙食费确实认流程为：工程经理报送公司生产部——公司人劳部提供工时表——公司财务部按工程分列伙食费表——提交公司生产部审批——机关财务部记帐确认并计入工程费用；?...
