2024年公证文书档案管理VIP免费

公证文书档案管理一、目标与前提公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。二、立卷与归档立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点第1页共4页和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室第2页共4页应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。三、借调...