2024年文件归档管理制度 VIP免费

2024年文件归档管理制度目录第1篇x电子文件归档、电子档案管理办法x电子文件归档、电子档案管理办法电子文件归档、电子档案管理办法1.总则1.1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。1.2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。1.3电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。1.4应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。1.5为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。1.6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。1.7具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。2.电子文件的收集与积累2.1收集范围。电子文件的收集范围,按国家关于文件归档的现行有关规定执行。2.2收集积累要求2.2.1记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。2.2.2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。2.2.3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。2.2.4用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。2.2.5用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。2.2.6用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。2.2.7用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。2.2.8用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。2.2.9由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。2.2.10通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。2.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。2.3收集、积累方法2.3.1及时按照要求制作电子文件备份。2.3.2每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。2.3.3电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。2.3.4电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。2.3.5电子文件性质代码:r―草稿性电子文件;u―非正式电子文件;o―正式电子文件;n―无纸电子文件;t―文本文件;i一图象文件;g―图形文件;v一影像文件;a―声音文件;m―多媒体文件;p―计算机程序;d―数据文件。3.电子文件的整理3.1电子文件的整理,应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。3.2电子文件应按《档案著录规则》著录,并制成机读目录。3.3归档电子文件应填写登记表。4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。4.1归档范围电子文件的归档范围的划分,可参照国家关于文件的现行有关规定执行。4.2归档时间逻辑归档应实时进行,物理归档应定期完成。4.3检测在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。4.4归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件的现行有关规定执主,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标只。4.4.1有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形...