第1页共7页2024年物业项目档案管理制度物业项目档案管理制度1一、档案的建立。1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的`预算、计划、业委会批准使用的文件等。1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。二、档案管理2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。2.2档案管理要求：第2页共7页2.2.1进行标准化的档案管理。2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。2.2.5坚持档案资料收集的系统化。2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。物业项目档案管理制度2一、各类技术资料必须装订成册，由工程部内勤保管并编制详细目录。二、资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料，其中一套存档作备用，另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。三、档案室的`备用图纸，如设备的规范、标准等，如要借用，必须填写资料借用单，经工程部经理批准后方可借阅，但必须限期归还。四、工程部重要设备的运行记录，每月必须装订成册，归档保存。如有破损应责成班组重新抄写，保存期三年，记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。五、工程部班组值班记录，须每月归档保存，保存期三年，记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。六、《报修工作单》每月装订成册，归档保存，保存三年。七、每一台设备都必须建立设备台账卡，详细记录设备的生产厂家，各种性能、技术参数、第3页共7页安装位置、调试验收记录，每次维修维护记录，每次设备事故记录等，台帐记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。八、设备及系统技改图纸、二次装修图纸资料等均需装订成册，编制目录。物业项目档案管理制度3●档案管理规定1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。●小区管理保密规定...
